予約システムのメリット・デメリット！失敗しない選び方とは？

予約システムとは、お客様から入る予約情報を一元的に管理するシステムのことです。お客様は24時間いつでも予約を入れたりキャンセルしたりできます。店舗・施設ではリアルタイムで予約の状況が確認でき、スタッフがサイトを通した予約やキャンセルに逐一対応する必要もありません。

予約システムには予約管理機能以外にも、便利な機能が複数備わっています。たとえば、お客様が予約を入れたときやキャンセルしたとき、変更したときに確認メールを自動送信するよう設定できます。予約日時が近づいてきたお客様に、リマインドメールを送信することも可能です。店舗・施設側は予約の確認漏れが防げ、お客様も予約内容の再確認ができます。

顧客の個人情報・来店履歴を管理する機能や、収集したデータの分析機能が搭載されているものもあります。分析結果をマーケティングに生かせれば、集客の拡大が見込めるでしょう。ほかにも、オンライン決済が搭載されているシステムもあります。決済システムがあればお客様が予約時に料金を払うため、当日の会計の手間が省けて金銭トラブルのリスク低減にもつながります。

予約システムとは？主な機能や選び方をわかりやすく解説！

予約システムには多様な機能が備わっており、単に予約状況を把握できるだけでなく、業務効率化や集客にも役立ちます。ここからは、予約システムを導入する7つのメリットを見てみましょう。

近年はインターネットによる集客に力を入れている企業が多く、来店受付や電話・メールのほかにホームページ・SNSを介した予約方法も登場しています。お客様ごとに異なる予約方法で受付・管理することは負担のかかる業務です。

予約システムではシステム上に空き状況が表示され、予約情報を直接打ち込めるため、電話対応のように予約内容をメモする必要がありません。インターネット経由の予約は代理登録できることから、メール・ホームページ・SNSの予約受付にかかる負担を大きく軽減できます。予約状況は台帳画面でいつでも確認可能であり、変更処理などの予約管理も簡単です。

さらに、予約システムを導入すると24時間いつでも予約受付を行えます。深夜や休日に予約受付を行えることで機会損失のリスクを減らし、顧客満足度の向上が期待できる点もメリットです。

手作業で予約受付・予約管理を行っている企業の場合、予約を重ねてしまうダブルブッキングや予約情報の誤記入といったミスに注意しなければなりません。その点、予約システムは台帳画面で予約状況を把握できるため、ダブルブッキングなどの人的ミスを防げます。

予約システムでダブルブッキングを効率的に防ぎたい場合は、予約枠が設定できる製品を選びましょう。予約枠とは、予約受付可能な時間や日付を決められる機能のことです。予約枠の設定は台帳画面に反映されるため、予約の確認やスケジュール管理に役立ちます。

また、インターネット経由の予約では、受付したお客様の情報がそのまま反映されます。予約情報の誤記入を防ぐことで、お客様に不愉快な思いをさせるケースも減らせるでしょう。

ダブルブッキングへの正しい対処法｜事前に予防する対策方法も解説

近年では予約システムの多くに事前決済ができる機能が備わっています。事前決済とは、予約受付時にクレジットカードなどでサービス代金の決済を行うことです。予約システムの事前決済をお客様に利用してもらえれば、当日の会計が不要になり、集金業務にかかる負担を軽減できます。

また、予約システムの事前決済は、予約キャンセルのリスクを防ぐためにも役立つ機能です。予約受付時にデポジットを預かる方式を採用すれば、無断キャンセルやイタズラ目的の予約を抑制できるでしょう。予約当日になって無断キャンセルされてしまった場合でも、預かったデポジットをキャンセル料に充てることができるため、キャンセル料の取りこぼしが起こりません。

予約システム内には、予約者の住所や氏名、生年月日といったさまざまな個人情報が蓄積されています。貴重なデータ群であり、分析することで効果的なマーケティング施策が可能になります。

たとえば、個々の顧客の予約状況や利用傾向、来店頻度を分析し、適したメルマガやクーポンを配信すれば、既存顧客のリピート利用が促進できるでしょう。

利用者が多い年齢層や性別、地域なども貴重なデータです。分析することで自社へのニーズが高いコアターゲットが絞れます。ターゲットにマッチしたキャンペーンを実施したりメニュ―を開発したりできるなど、効果的なプロモーションに役立つでしょう。

予約システムがあれば、お客様からの予約の受付や変更、キャンセルに24時間365日いつでも対応でき、正しく処理できる点も大きなメリットです。予約対応業務を効率化できます。

電話や来店による予約のみに対応している場合、スタッフがいる時間でなければ受け付けできません。ホームページに予約フォームを設置している場合は、24時間365日予約を受け付けられますが、スタッフが内容を確認して手動で処理する必要があります。

予約システムがあれば、好きなタイミングで予約ができて利用者側にとっても非常に便利です。予約内容の管理もシステムが対応するため、スタッフの業務負担軽減につながります。

予約の流入経路が増やせる点も、予約システムの大きなメリットです。予約方法が電話のみの場合、お客様は店舗の営業時間外には予約をしたくてもできません。日中は忙しくて電話予約の時間がとれないなどの理由で、店舗の利用をあきらめる方も出てくるでしょう。

また、電話で話すのが苦手な人、スマホやタブレットなどを使って気軽に予約したい人もいます。予約システムがあれば、電話をする必要がなく、手元の端末を使って思い立ったタイミングで予約することが可能です。

1度予約システムを使って予約すれば詳細な個人データが記録されるため、お客様は次回から詳細な項目を入力する必要がありません。より手軽に予約できるようになることで、リピート利用する可能性が高まります。

予約システムを導入することは企業側だけでなく、お客様側にもメリットがあります。お客様にとってお店に直接して電話予約を入れることは意外とハードルが高い方法です。電話口で受付スタッフと会話したり、個人情報を口にしたりすることを嫌う人もいます。

その点、インターネット経由の予約であれば、お客様は受付スタッフと会話する必要がありません。個人情報の入力も自分自身で行い、予約受付を短い時間で済ませることが可能です。お客様側にとっても予約システムは利便性が高いため、予約客の増加や新規顧客の獲得につながる可能性があります。

予約システムを導入することには、業務負担を軽減したり業務効率化が実現できたりといったメリットがあります。その一方で、予約システムを活用するためには、運用コストや新しいシステム用の社員教育が必要です。導入する予約システムはメリットだけに着目せず、運用する際のデメリットも見据えて選びましょう。

また、予約システムのデメリットは、製品が持つ特徴や機能によってカバーすることも可能です。予約システムを導入するデメリットについて、カバーできる選び方のポイントも併せて紹介します。

予約システムを導入する際は、初期費用や月額もしくは年額の利用料金がかかります。予約システムの種類やプランによって目安となる価格帯は異なるものの、標準的なプランで初期費用は数万円、月額の利用料金は数千～数万円が費用相場です。

予約システムを導入する際は、初期費用と利用料金を本当に払うことができるのか検討しておきましょう。中には利用料金が安いプランも存在しますが、予約件数に上限が設定されていたり、一部機能が制限されていたりすることもあります。

利用料金の安さを重視する場合は、予約件数の上限を超過した分を従量課金制で支払える予約システムがおすすめです。従量課金の金額が比較的安価に設定されている予約システムを選べば、金銭的な負担を減らせます。

予約システムの導入費用相場｜導入のメリットも解説

予約システムはパソコンで画面表示・入力を行うため、予約システムの活用にあたってはパソコン上での操作に慣れる必要があります。予約システムの管理者が決まっていない場合は、予約に関わる従業員全員へ予約システムの操作・管理方法に関する教育を行わなければなりません。予約システムに慣れるまでの間は、業務効率が低下する可能性もあります。現在は予約情報を紙面に記載したり、紙の台帳で予約管理を行ったりしているために、予約システムの操作方法に不安がある企業も多いのではないでしょうか。

そのため、予約システムを導入する際は利用者側にとって分かりやすいデザインであり、パソコンの操作に慣れていない人でも簡単に使いこなせる操作性を重視しましょう。予約台帳がカレンダーや時間割のデザインで作られていると、パソコンに不慣れな人でも直感的に使い方を理解できます。

電話予約や来店予約の場合は、コミュニケーションを取ることで予約客の人柄や性格をある程度把握できます。一方で、予約システムでインターネット経由の予約を主軸とした場合は、予約客がどのような人なのかを把握できません。

インターネット経由の予約はお客様が気軽に予約できる反面、予約したことを忘れる、もしくは無断キャンセルしやすい傾向にあります。キャンセルされた予約は利益を生まないだけでなく、キャンセル処理の対応も必要であるため、企業にとっては大きな痛手です。

キャンセル率を減らしたい場合は、キャンセルを防止できる機能のある予約システムがおすすめです。クレジットカードによる事前決済機能や、予約を思い出させるリマインドメール送信機能がついた予約システムであれば、予約客の無断キャンセルを防止できるでしょう。

予約システムにはさまざまなタイプがあり、特徴や機能、運用コストなどがそれぞれ異なります。そのため、ビジネスモデルや客層などを踏まえて、最適な特徴・機能を備えた予約システムを選ぶことで、導入してから後悔することを防げます。ここでは、選び方のポイントとして、特に重要なものを3つ紹介します。

営業形態やビジネスの仕組みによって、必要な機能は異なります。そこで、ワークフローをすべて洗い出し、業務負担を減らすために必要な機能を明確にすることが必要です。

たとえば、お客様がスタッフを指定できる美容院やサロンなどの場合、予約時にスタッフを指名できる機能を持ったシステムが必要でしょう。また、一か月に受講できる回数が決まっているスクールなどであれば、予約の上限回数が設定できる予約管理システムがおすすめです。会計トラブルを軽減したいのであれば、オンライン決済機能が備わっているシステムが望ましいでしょう。

「リザエン」は、カスタマイズ性が高く、予約管理や顧客管理に関して非常に豊富な機能を備えています。たとえば、予約時にスタッフ指名やオプションの申し込みができ、任意の入力項目を設定することも可能です。

予約システムには、予約を入れた顧客の情報が蓄積されます。万が一にも情報が漏洩しないよう、セキュリティ対策が厳重で適切に情報管理ができるかどうかも重要なポイントです。

顧客情報が漏洩するようなことがあれば、店舗に与える悪影響は計り知れません。情報漏洩があると社会的信用を失い、企業イメージが低下して、顧客離れにつながる恐れがあります。漏洩した内容によっては、損害賠償を請求される可能性もあるでしょう。

「リザエン」では、以下のようなセキュリティ対策を施しており、安心してお使いいただけます。

予約システムに豊富な導入実績があるかどうかも重要なポイントです。実績があるほどスムーズな導入が可能です。「リザエン」は、上場企業から中小企業まで幅広い業種の導入実績があります。

予約システム【リザエン】 | 使いやすい予約管理システム

予約システムを導入すると、予約受付・予約管理を1つのシステム上で行うことができます。業務負担の軽減や人的ミスの防止だけではなく、事前決済の導入や集客力向上に活用できる点も、予約システムのメリットです。

予約システムには、導入・運用にコストがかかる点や導入後の社員教育が必要になる点などのデメリットもあります。しかし、予約システムのデメリットは、選び方のポイントを押さえることでカバーすることが可能です。

「リザエン」は、セキュリティ性能が高く、豊富な導入実績がある予約システムです。導入しやすく、使いやすい予約システムをお探しの方は、ぜひリザエンの導入をご検討ください。

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