2021.05.31

予約システムのメリット・デメリット!失敗しない選び方とは?

COLUMN

予約システムのメリット・デメリット!失敗しない選び方とは?

貸会議室などのレンタルスペースやスクール・イベントで効率的に集客するためには、お客様の予約を適切に管理する必要があります。予約管理・顧客管理を目的に、多くの企業で導入されている方法が「予約システム」です。

予約システムの導入を検討しているものの、具体的にどのようなメリットがあるのか、デメリットはないかが気になる人も多いのではないでしょうか。
今回は、予約システムを導入するメリットとデメリット、予約システムの導入で失敗しない選び方を解説します。

1.予約システムを導入するメリット

予約システムとは、お客様の予約受付・予約管理を一元化し、Webサイト上で予約状況が一目で分かるシステムのことです。予約システムは単に予約状況を把握できるだけでなく、業務効率化や集客にも役立ちます。

ここからは、予約システムを導入する4つのメリットを見てみましょう。

1-1.予約受付・予約管理の負担を軽減できる

近年はインターネットによる集客に力を入れている企業が多く、来店受付や電話・メールのほかにホームページ・SNSを介した予約方法も登場しています。お客様ごとに異なる予約方法で受付・管理することは負担のかかる業務です。

予約システムではシステム上に空き状況が表示され、予約情報を直接打ち込めるため、電話対応のように予約内容をメモする必要がありません。インターネット経由の予約は代理登録できることから、メール・ホームページ・SNSの予約受付にかかる負担を大きく軽減できます。予約状況は台帳画面でいつでも確認可能であり、変更処理などの予約管理も簡単です。

さらに、予約システムを導入すると24時間いつでも予約受付を行えます。深夜や休日に予約受付を行えることで機会損失のリスクを減らし、顧客満足度の向上が期待できる点もメリットです。

1-2.ダブルブッキングなどの人的ミスを防げる

手作業で予約受付・予約管理を行っている企業の場合、予約を重ねてしまうダブルブッキングや予約情報の誤記入といったミスに注意しなければなりません。その点、予約システムは台帳画面で予約状況を把握できるため、ダブルブッキングなどの人的ミスを防げます。

予約システムでダブルブッキングを効率的に防ぎたい場合は、予約枠が設定できる製品を選びましょう。予約枠とは、予約受付可能な時間や日付を決められる機能のことです。予約枠の設定は台帳画面に反映されるため、予約の確認やスケジュール管理に役立ちます。

また、インターネット経由の予約では、受付したお客様の情報がそのまま反映されます。予約情報の誤記入を防ぐことで、お客様に不愉快な思いをさせるケースも減らせるでしょう。

1-3.事前決済により当日の会計が不要になる

近年では予約システムの多くに事前決済ができる機能が備わっています。事前決済とは、予約受付時にクレジットカードなどでサービス代金の決済を行うことです。予約システムの事前決済をお客様に利用してもらえれば、当日の会計が不要になり、集金業務にかかる負担を軽減できます。

また、予約システムの事前決済は、予約キャンセルのリスクを防ぐためにも役立つ機能です。予約受付時にデポジットを預かる方式を採用すれば、無断キャンセルやイタズラ目的の予約を抑制できるでしょう。予約当日になって無断キャンセルされてしまった場合でも、預かったデポジットをキャンセル料に充てることができるため、キャンセル料の取りこぼしが起こりません。

1-4.予約客が増加する可能性がある

予約システムを導入することは企業側だけでなく、お客様側にもメリットがあります。お客様にとってお店に直接して電話予約を入れることは意外とハードルが高い方法です。電話口で受付スタッフと会話したり、個人情報を口にしたりすることを嫌う人もいます。

その点、インターネット経由の予約であれば、お客様は受付スタッフと会話する必要がありません。個人情報の入力も自分自身で行い、予約受付を短い時間で済ませることが可能です。お客様側にとっても予約システムは利便性が高いため、予約客の増加や新規顧客の獲得につながる可能性があります。

2.予約システムのデメリット|失敗しない選び方

予約システムを導入することには、業務負担を軽減したり業務効率化が実現できたりといったメリットがあります。その一方で、予約システムを活用するためには、運用コストや新しいシステム用の社員教育が必要です。導入する予約システムはメリットだけに着目せず、運用する際のデメリットも見据えて選びましょう。

また、予約システムのデメリットは、製品が持つ特徴や機能によってカバーすることも可能です。予約システムを導入するデメリットについて、カバーできる選び方のポイントも併せて紹介します。

2-1.初期費用や利用料金がかかる

予約システムを導入する際は、初期費用や月額もしくは年額の利用料金がかかります。予約システムの種類やプランによって目安となる価格帯は異なるものの、標準的なプランで初期費用は数万円、月額の利用料金は数千~数万円が費用相場です。

予約システムを導入する際は、初期費用と利用料金を本当に払うことができるのか検討しておきましょう。中には利用料金が安いプランも存在しますが、予約件数に上限が設定されていたり、一部機能が制限されていたりすることもあります。
利用料金の安さを重視する場合は、予約件数の上限を超過した分を従量課金制で支払える予約システムがおすすめです。従量課金の金額が比較的安価に設定されている予約システムを選べば、金銭的な負担を減らせます。

2-2.パソコン上での操作に慣れる必要がある

予約システムはパソコンで画面表示・入力を行うため、予約システムの活用にあたってはパソコン上での操作に慣れる必要があります。予約システムの管理者が決まっていない場合は、予約に関わる従業員全員へ予約システムの操作・管理方法に関する教育を行わなければなりません。予約システムに慣れるまでの間は、業務効率が低下する可能性もあります。
現在は予約情報を紙面に記載したり、紙の台帳で予約管理を行ったりしているために、予約システムの操作方法に不安がある企業も多いのではないでしょうか。

そのため、予約システムを導入する際は利用者側にとって分かりやすいデザインであり、パソコンの操作に慣れていない人でも簡単に使いこなせる操作性を重視しましょう。予約台帳がカレンダーや時間割のデザインで作られていると、パソコンに不慣れな人でも直感的に使い方を理解できます。

2-3.予約客がどのような人なのか把握できない

電話予約や来店予約の場合は、コミュニケーションを取ることで予約客の人柄や性格をある程度把握できます。対して、予約システムでインターネット経由の予約を主軸とした場合は、予約客がどのような人なのかを把握できません。

インターネット経由の予約はお客様が気軽に予約できる反面、予約したことを忘れる、もしくは無断キャンセルしやすい傾向にあります。キャンセルされた予約は利益を生まないだけでなく、キャンセル処理の対応も必要であるため、企業にとっては大きな痛手です。

キャンセル率を減らしたい場合は、キャンセルを防止できる機能のある予約システムがおすすめです。クレジットカードによる事前決済機能や、予約を思い出させるリマインドメール送信機能がついた予約システムであれば、予約客の無断キャンセルを防止できるでしょう。

まとめ

予約システムを導入すると、予約受付・予約管理を一つのシステム上で行うことができます。業務負担の軽減や人的ミスの防止だけでなく、事前決済の導入や集客力向上に活用できる点も、予約システムのメリットです。

予約システムには導入・運用にコストがかかる、導入後の社員教育が必要になるといったデメリットもあります。しかし、予約システムのデメリットは、選び方のポイントを押さえることでカバーすることが可能です。

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