2021.05.28

予約システムとは?主な機能や選び方をわかりやすく解説!

COLUMN

予約システムとは?主な機能や選び方をわかりやすく解説!

予約システムは、予約業務の効率性・生産性向上を実現できるオンラインツールです。少子高齢化による労働力不足などを背景に、予約業務にかかる負担を大きく軽減できることから注目を集めています。しかし、「予約システム」と一口に言っても、さまざまな機能や種類があるため、導入にあたっては自社に合うシステムの選び方を知ることが重要です。

そこで今回は、予約システムの概要や選び方を解説します。企業で予約・受付業務を担当している人は、ぜひ参考にしてください。

1.予約システムとは?

予約システムとは、予約に関する業務をクラウド上で一元管理できるツールです。登録・更新・削除など、予約に関する一連の操作をオンラインで完結できます。

これまでの予約管理は、電話やメール、企業のWebサイトなどから予約を受け付け、スタッフが手動で管理する方法が一般的でした。予約システムを導入すれば、顧客からの予約情報がリアルタイムで更新されるようになり、業務の効率化・生産性向上が実現します。また、スタッフが予約の電話対応をする必要がなく、顧客は24時間365日いつでも予約可能となる点もメリットです。そのため、インターネットが普及している近年は、美容院や飲食店をはじめ、接客を伴うさまざまな業種で予約システムの導入が進んでいます。

1-1.予約システムの基本的な機能

では、予約システムにはどのような機能があるのでしょうか。下記は、一般的な予約システムに搭載されている5つの機能をまとめた表です。

主な5つの機能
予約管理機能 予約管理機能では、リアルタイムで反映された予約情報を、システム上で一元管理できます。管理画面では、顧客の来店時間や空き時間を一目で把握できるため、業務全体の効率化が可能です。システムによっては複数店舗の予約管理も可能であるため、管理者が全店舗の予約状況を確認する際にも便利です。
予約枠設定機能 顧客が予約できる予約枠を設定できます。カレンダーのような枠組みを基本に、時間割タイプや日付タイプなど、ツールごとにいくつかのタイプが用意されていることが特徴です。予約枠設定機能では、予約時の入力項目や予約プランの金額も設定できます。企業のサービス内容に応じた柔軟なカスタマイズが可能です。
メール送信機能 メール送信機能は、顧客が予約を完了させた場合やキャンセルした場合など、状況に応じたメールが自動で返信される機能です。来店日が近付いてきた顧客にリマインドメールを通知する機能も備わっている場合があります。企業側の対応漏れや、顧客の来店忘れを防止することが可能です。
顧客管理機能 顧客管理機能は、顧客の個人情報や自社の来店履歴を管理できる機能です。顧客の氏名や年齢、住所など、さまざまな情報を管理できるため、事務の煩雑化を防げます。また、顧客情報と来店履歴を掛け合わせるなど、分析に活かすことも可能です。
顧客分析機能 予約で得た顧客データをもとに、顧客の傾向や動向を分析できる機能です。たとえば、年代ごとのリピート率や性別ごとの利用率など、幅広い分析結果を把握できます。分析結果は、サービスの改善や開発にも活用可能です。自社の課題や目標に応じて活用すれば、集客にもつながります。

このほかにも、予約システムには便利な機能が搭載されています。予約システムの導入を考えている場合は、どのような機能があるのかも見てみましょう。

2.予約システムの選び方|5つのチェックポイント

予約システムはツールによって搭載されている機能が異なるため、自社に合うシステムを選ばなければ、業務の効率化や生産性の向上を図ることはできません。

ここでは、多種多様なシステムの中から自社に最適なシステムを選ぶために、特にチェックすべき5つのポイントを紹介します。

2-1.自社のサービスに合う予約管理機能なのか

まずは、自社のサービスに合う予約管理機能となっているかを確認してください。企業の業種やサービス内容によって、予約の取り方や必要となる情報は異なります。

たとえば、クリニックやサロンであれば、メニューごとの所要時間が決まっているため、「9時~」「10時~」など、開始時間に応じて予約できるタイプがよいでしょう。一方で、レッスンを行う場合は、所要時間や開始時間がその都度変わるため、時間割を自分で決められるタイプが望ましいと言えます。

予約タイプを選べるシステムであれば、自社のサービスに合う予約タイプを柔軟にカスタマイズできるため、予約業務の効率化を図れるでしょう。

2-2.顧客管理・分析機能はあるか

顧客管理・分析機能があるかどうかも重要です。顧客の継続利用を促すためには、顧客情報の分析結果を踏まえたアプローチが欠かせません。

たとえば、女性向けエステサロンを経営しており顧客のリピート率が低い場合、原因を明確にしたうえでサービス内容を見直す必要があります。分析機能を活用した結果、10~20代女性のリピート率が特に低いことがわかれば、若年層に向けたプランの作成や宣伝方法の採用などの対策を講じることが可能です。

ただし、顧客の傾向や利用状況は、企業や店舗によって異なります。顧客管理から得たデータから問題点を特定・分析し、改善することができれば、自社がターゲットとする顧客へ効果的にアプローチできるでしょう。

2-3.オンライン決済に対応しているか

近年はクレジットカードやアプリを用いた決済機能が社会に浸透しているため、オンライン決済に対応しているかどうかは、顧客満足度に関わる重要な要素です。

また、オンラインで事前に決済することで、予約当日のキャンセルを防止する効果も期待できます。店頭でお金を集める手間がなくなるため、「担当者がほかの業務に専念できる」「現金を取り扱うことによるリスクを低減できる」というメリットもあります。お金や会計に関する悩みがある企業は、ぜひオンライン決済に対応しているかを確認してください。

2-4.セキュリティ対策は問題ないか

セキュリティ対策が十分かどうかも、重要なポイントです。予約システムでは個人情報を多く取り扱うため、管理ミスや流出が発生すると大きな問題に発展します。一度個人情報が流出してしまえば、社内外からの信頼を失い、企業経営にも影響を及ぼしかねません。

セキュリティ面を確認する場合は、「プライバシーマークやISMSの認証を取得している企業が提供している予約システムか」を指標にするとよいでしょう。プライバシーマークは、個人情報の保護体制について日本産業規格の基準を満たしている場合、ISMSは国際規格を満たしている場合にのみ取得できる制度です。プライバシーマークやISMSは、強固なセキュリティ対策が行われている裏付けと言えるため、表記の有無を確認してみてください。

2-5.利用料金は予算に見合っているか

予約システムの導入にあたっては、利用料金と予算の兼ね合いにも注意する必要があります。基本的に、予約システムは利用した分の金額が発生する従量課金制です。そのため、利用料金や料金プランを確認しないまま使用すると、予算を超過する事態になりかねません。

利用料金が大きな負担となっては、予約システムを継続的に利用することは不可能です。とはいえ、あまりに利用料金が安い予約システムでは、肝心となるサービス面の質が欠如してしまう可能性があります。予約ツールを導入する前に、システムの導入・運用にかけられる予算を整理しましょう。

なお、予約システムによっては無料トライアル期間が設定されている場合があります。「自社に合う予約システムかどうか」を確認するためにも、まずは無料のトライアルで予約システムの使用感や操作性を試してみてください。

まとめ

予約システムとは、クラウド上で予約業務を一元化できるシステムです。主な機能には、予約管理機能・予約枠設定機能・メール送信機能・顧客管理機能・顧客分析機能が挙げられます。予約システムには多種多様な製品があるため、5つのチェックポイントをもとに、自社に合うシステムを選定しましょう。

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