2021.06.29

予約システムの導入方法とは?導入までの流れ・注意点も

COLUMN

予約システムの導入方法とは?導入までの流れ・注意点も

予約システムの導入には、業務効率だけでなく売上の向上も見込めます。Webサイトやアプリなどネット上での予約が主流となった近年において、幅広い業種で予約システムの導入が進められています。

しかし、予約システムの導入におけるメリットは把握しているものの、いざ導入しようとしても、方法や費用がわからず結局導入できていないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、予約システムを導入する4つの方法から、導入までの流れ、予約システムの選び方や注意点までを詳しく解説します。自社に適した予約システムをスムーズに導入したいと考える企業経営者・担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

1.予約システムを導入する4つの方法

予約システムの導入方法には、下記の4つが挙げられます。

〇予約システムを自社で開発する

予約システムは、専門スキルや開発ノウハウがあれば自社で開発することも可能です。しかし、予約システムを1から構築できるような高いスキルを持つ人材はそう多くありません。また、開発に必要な費用も多額となる傾向にあるため、現実的ではないと言えます。

〇予約システムの開発を外注する

ある程度の専門スキルや開発ノウハウがある場合、自社で補えない部分はすべて外注して開発するという方法もあります。しかし、自社開発と比較して開発費用はさほど変わらないか、もしくは外注費用がかさむことから、外注した方が開発コストが大きくなりやすいことも注意しておきましょう。

〇既存サイトに予約機能を組み込む

既存サイトに予約機能を組み込めば、予約システムを1から構築せずに導入することが可能です。導入費用も無料か安価であることが多く、最もシンプルかつスムーズな導入方法と言えるでしょう。しかし、規模の大きいシステムや複雑なシステムの構築・導入は困難で、機能面で制約が大きいことに注意が必要です。

〇予約システムサービスを活用する

予約システムサービスは、基本的に月額費用が必要なサービスです。予約システムサービスを活用すれば、開発費用を抑えつつ、豊富な機能を利用できるため、規模の大小を問わずおすすめの方法です。各サービスにより含まれている機能も異なるため、自社に適したサービスを選びましょう。

2.予約システムを導入するまでの流れ

予約システムの導入で最もおすすめの方法は、予約システムサービスの活用です。予約システムサービスは、基本的に下記の流れで導入します。

STEP1 問い合わせ
STEP2 無料トライアル
STEP3 正式版の申し込み
STEP4 設定・カスタマイズ
STEP5 運用開始

ここからは、各手順の詳細をそれぞれ詳しく紹介します。

2-1.問い合わせ

まずは複数の予約システムサービスの中から、自社に適したサービスを選び、サイト上お問い合わせフォームや電話で問い合わせをします。

問い合わせ時は、会社名やメールアドレスなどの基本的なお客様情報のほか、どのような機能を求めているか、どういった使い方をしたいかなどの内容を自由に記入して送信できます。

予約システムサービスを提供している会社は、送信された問い合わせ内容を見て、おおよその見積額を算出・おすすめプランを提示したうえで後日回答することが基本です。

2-2.無料トライアル

予約システムサービスを提供している会社の担当者から話を聞いたあと、実際に提示されたプランでの無料トライアルが開始します。無料トライアル期間は、基本的に1ヶ月間です。無料トライアル用のIDとパスワードが発行されるため、無料期間を超えて使用することはできません。

また、実際に無料期間中予約システムサービスを活用して、不便だった点や要望があれば、再度担当者に改善希望の問い合わせをしましょう。 多くの予約システムにおいて、個別カスタマイズができないことが一般的であるため、機能が不足していると感じた際は、その機能が実現できるかどうかの相談を早めに行うことが大切です。

2-3.正式版の申込み

無料トライアルで予約システムサービスを活用し、実際に導入するにあたり必要な機能の確認を終えると、正式版の申込みができるようになります。正式版の申込時は、再度予約システムの機能や導入費用を注意深く確認しておかなければなりません。

最終的な確認をすべて終えれば、いよいよ正式版の申込みに入ります。予約システムサービスを提供する会社側によるシステムの設置作業が必要となるため、正式版サービスの完全納品まではおおよそ1週間程度+その後の初期設定作業の期間が必要だと考えてください。また、正式版の申込時は基本的に選択した料金プランの月額費用のほか、初期費用も支払う必要があります。

2-4.運用開始

納品された正式版予約システムの微調整と最終チェックが終わったら、本格的に運用を開始できます。

従来の方法で予約をしていたお客様に対しては、新たな予約システムへと変更した旨を必ず周知しましょう。

3.予約システムを導入する際の3つの選び方・注意点

予約システムは、提供する会社により特徴が大きく異なります。自社に適していないサービスを持つ予約システムを選んでも、期待していた効果はあらわれません。

本格的な運用後に「失敗してしまった」とならないためには、無料トライアル中のチェックや微調整ではなく、初めから最適な予約システムを選ぶことが最も肝心です。

最後に、予約システムを導入する際の選び方3つと注意点について詳しく解説します。

3-1.必要な機能が利用できる予約システムを選ぶ

数ある予約システムの中には、他ポータルサイトとの連携機能・顧客管理機能・事前決済機能など、豊富な機能が存在します。業務効率の向上を狙うのであれば、このような便利な機能を追加できる予約システムがおすすめです。

しかし、利用できる機能が多ければ多いほど高機能とされ、料金も高くなる傾向です。必要のない機能を多く搭載した予約システムは、かえって無駄にコストをかけてしまうこととなるため、選ぶべきではありません。

3-2.予約システム自体には集客効果がないことを理解しておく

予約システムで得られる効果は、あくまでも業務効率化と、業務効率の向上による売上アップであり、予約システム自体に集客効果はありません。予約システムを活用しているからと言って、お客様が増えると考えることは避けましょう。

店舗の集客効果を求めるのであれば、集客システムの導入がおすすめです。

3-3.予約システムのUIに気を付ける

豊富な機能がついた予約システムは、企業にとっては便利なものですが、お客様にとっては時に不親切なシステムとなってしまいます。お客様が簡単に予約を取れるようにするためのシステムが、逆に頭を悩ませるシステムとなっては意味がありません。

予約システムに豊富な機能が入り交じり、UIが乱雑となってしまうと、お客様は予約完了まで進むことが困難となってしまいます。また、社内の人間にとってもわかりやすいUIでなければ、上手に使いこなすこともできないでしょう。

そのため、予約システムのUIはなるべくシンプルにすることをおすすめします。

まとめ

ここまで、予約システムの導入について、3つの方法・流れ・選び方を詳しく解説しました。企業・お客様双方が使いやすい予約システムを導入すれば、業務効率と売上の向上が期待できます。

予約システムの導入で、最もおすすめの方法は「予約システムサービスの活用」です。予約システムサービスを活用すれば、開発費用を抑えながらも便利な機能を数々利用できます。

予約システムサービスの「リザエン」では、200以上の業種に対応した予約システムを提供しています。独自のシステムカスタマイズも可能なため、「自社に最適な予約システムを導入したい」と考えている方は、ぜひリザエンにお問い合わせください。