2021.05.31

【業種別】予約システムを利用した業務改善のコツ・事例11選

COLUMN

【業種別】予約システムを利用した業務改善のコツ・事例11選

予約システムは、予約受付と予約管理を一つのシステム上で行えるため、導入することで業務改善の効果が期待できます。予約受付対応を行う従業員の負担を減らし、人的ミスも防げることが、業務改善に繋がる要因です。

業務改善のために予約システムを導入するにあたり、実際に予約システムの導入で業務改善できた事例があるか、気になる人も多いのではないでしょうか。

今回は、予約システムを利用した業務改善のコツと導入事例を中心に紹介します。

1.【業種別】予約システムを利用した業務改善のポイント・事例

一般的な予約システムには、下記の機能が付帯します。

  • 予約管理機能
  • 顧客管理機能
  • 予約検索機能
  • メールの一斉配信機能
  • 自動返信メール機能

予約システムを利用した業務改善では、付帯する機能を活用することが重要です。

以下では、主な業種の導入事例とポイントを解説します。

1-1.医療・クリニック・整体院

医療・クリニック・整体院関連で、予約システムを利用した業務改善を行う際は、予約受付を効率化することが大切です。

【業務改善のポイント】

  1. (1)予約の登録・変更を患者様自身が行えるよう改善する
  2. (2)予約確認メールやリマインダーメールを自動送信する
  3. (3)問診機能を付帯する

患者様自身が診察予約のために操作するケースもあるため、操作画面が分かりやすい予約システムを導入しましょう。

【業務改善の事例】

事例1:鍼灸院
課題
  • 電話対応の時間を削減する
  • 人員を増やさずに業務効率化を図る
予約システムを利用した結果

患者様自身が予約登録を行うことで、業務負担の削減を実現しました。自動メール送信により予約日時の勘違いも防止できています。

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事例2:婦人科・内科クリニック
課題
  • 患者様の管理と予約受付を効率的に行いたい
予約システムを利用した結果

スタッフが予約情報を手軽に操作・把握でき、予約に関する業務負担が減りました。

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患者様が操作できる予約システムは、予約受付に時間や人員を割く必要がなくなり、業務効率化を実現できます。

1-2.教室・スクール

教室・スクール関連で、予約システムを利用した業務改善を行う際は、レッスンのキャンセル対応を重視しましょう。

【業務改善のポイント】

  1. (1)予約台帳でスケジュールの把握・管理を可能とする
  2. (2)キャンセル待ち・振替予約への円滑な対応を目指す

情報が分かりやすい予約台帳は、レッスンを担当する講師やお客様にとっても便利です。

【業務改善の事例】

事例1:ゴルフスクール
課題
  • キャンセル待ちや次回予約に素早く対応して、会員様の利用を促進する
予約システムを利用した結果

予約システムにキャンセル待ち機能を実装して、会員様の利用促進を実現しています。タッチパネル予約にも対応し、練習場の設置端末で次回予約が簡単に行えるようになりました。

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事例2:スクール事業(テニス・ゴルフ・ジュニア)
課題
  • 電話で行っていた振替予約対応を予約システムに統合する
  • 会員様がいつでも予約を行えるように改善する
予約システムを利用した結果

予約システムに振替予約を組み込み、業務効率化と会員様の利便性向上を実現しました。

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キャンセル対応を重視することで機会損失のリスクが減り、顧客満足度も向上します。

1-3.美容・フィットネス

美容・フィットネス関連で、予約システムを利用した業務改善を行う際は、ネット予約への対応を意識しましょう。

【業務改善のポイント】

  1. (1)予約のコース・プランやオプションを一元的に管理する
  2. (2)回数券の管理や事前決済をシステム上で行う

回数券の期限が近づいた際にメール送信したり、コース料金を事前決済したりすることで、お客様の利用促進・無断キャンセル防止に繋がります。

【業務改善の事例】

事例1:ヘアカラー専門店
課題
  • ネット予約対応の予約システムをすぐに導入したい
予約システムを利用した結果

ネット予約のお客様にとって使いやすく、お知らせが表示できるミニホームページとしても活用しています。

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事例2:会員制スポーツクラブ
課題
  • 系列施設ごとに複数あるシステムや異なるフローを統一する
  • 導入後も長期的に安定して運用したい
予約システムを利用した結果

全予約フローをシステム化し、管理機能を一元化したことで、人件費削減やミス防止を実現しました。システムとインフラの構築を一社で行ったためサポート体制が統一され、導入後の保守体制も万全です。

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美容・フィットネスはネット予約が一般的な業界であり、ネット予約に対応することでお客様の利便性向上に繋がります。

1-4.会議室・ホテル・各種施設

会議室・ホテル・各種施設関連で、予約システムを利用した業務改善を行う際は、施設の管理フローをWeb化します。

【業務改善のポイント】

  1. (1)システム上で空き状況を施設利用率を確認できるように改善する
  2. (2)利用開始時刻・利用終了時刻の設定や施設管理を予約システムで行う

管理フローをWeb化すると、施設に配置する人員を減らすことができます。

【業務改善の事例】

事例1:シェアサロン
課題
  • クレジットカード決済機能を導入する
  • 事業内容に合った機能を実装する
予約システムを利用した結果

クレジットカード決済を導入したことで会計業務の負担が軽減できました。仮予約でデータ登録し、入金確認後に本予約へ変更するシステムにより、スムーズな運用を実現しています。

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事例2:キャンプ場
課題
  • キャンプ場の業態に対応したシステムを実装する
  • 繁忙期は利用時間や料金計算を調整する
予約システムを利用した結果

特殊な在庫管理に対応した予約システムを導入することで、予約時の計算作業やミス発生を防ぎ、業務効率を改善しました。

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サービス内容に合った予約システムを選ぶことで、予約受付・予約対応がスムーズに行えます。

1-5.飲食店

飲食店関連で、予約システムを利用した業務改善を行う際は、予約情報を管理・活用しましょう。

【業務改善のポイント】

  1. (1)予約システムで予約受付を行い、スタッフの業務負担を減らす
  2. (2)予約人数・コースを記録し、ミスの発生を防ぐ

蓄積された顧客情報は、次回利用時により良いサービスを提供するために活用できます。

【業務改善の事例】

事例1:居酒屋
課題
  • 予約受付で来店人数とテーブル数を連動させる
  • 予約受付と変更・キャンセル時の手間を減らす
予約システムを利用した結果

電話対応の手間がなくなり、来客人数に応じたテーブル確保が可能となりました。

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飲食店はリピーターの獲得が売上に関わる業種です。予約システムを導入することで、利用しやすいお店であるとお客様に印象付けられます。

1-6.駐車場・レンタカー

駐車場・レンタカー関連で、予約システムを利用した業務改善を行う際は、店頭で行う業務フローをWeb化します。

【業務改善のポイント】

  1. (1)駐車スペースや車両・備品の管理をシステム上で行う
  2. (2)利用期間などの要望に応えられる予約システムを活用する

駐車場やレンタカーは数日間利用するケースが多く、中長期の予約受付に対応できる予約システムが必要です。

【業務改善の事例】

事例1:駐車場
課題
  • 操作性とレスポンスが良く、アクセス集中に強い予約サイトにリニューアルしたい
予約システムを利用した結果

アクセス状況に応じてサーバー構成を増強することで、予約受付がスムーズに行える環境を整えられました。

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事例2:レンタカー
課題
  • 電話対応の手間を減らす
  • お客様が好きな時に予約できるように改善する
予約システムを利用した結果

スマホにも対応した予約フォームを用意することで、電話対応の業務負担を削減できました。翌々日以降利用の予約受付が可能となり、利便性向上も実現しています。

導入事例はこちら

Web予約に対応することで予約担当の人員を減らせるため、人件費を削減することもできます。

2.予約システムで業務改善を行う際は「リザエン」がおすすめ

業務改善を行いたい場合は「リザエン」がおすすめです。リザエンには下記のメリットがあります。

  • 200以上の業種に対応している
  • 従量課金制を採用した製品の中では費用が安価である
  • セキュリティ性が高い
  • ビジネス版は標準的な機能搭載で、手軽に導入・運用できる
  • エンタープライズ版は既存の業務フローや非機能要件に合わせたカスタマイズ開発に対応できる

業務改善に役立つ機能を付帯できる予約システム導入する際は、リザエンをご検討ください。

まとめ

今回は、予約システムを利用して業務改善に成功した11の事例を紹介しました。

業種ごとに大切にすべきことや業務改善のポイントは異なるため、課題解決に繋がる機能が付帯した予約システムを選ぶ必要があります。

予約システムで業務改善を行う際は、リザエンがおすすめです。リザエンは200以上の業種に対応した予約システムであり、業務改善に役立つ機能を付帯しています。ビジネス版・エンタープライズ版の2種類から、自社が抱える課題を解決できるプランをご利用ください。