学校法人河合塾の無料相談予約

お客様は、1933年の創立以来、「塾」という民間の教育機関であることにこだわり続け、幼児から社会人まで、それぞれを対象とした多彩な教育事業、教育関連事業をグループとして展開している学校法人河合塾様です。

今回、企画マーケティング部門よりご相談をいただきました。

河合塾様の全国の各校舎では、学生の勉強や進路に関する相談、校舎見学、受講講座・コースの相談、受験や入試に関する相談を無料で行っています。 これまでは電話で事前予約を受け付けたり、直接来校いただいていましたが、相談員の日程調整や、現場対応が難しいこともあり、Web予約の実現を検討されていました。

河合塾様で実現したい業務フローは以下になります。

１．学生が各校舎ページで定員状況が反映された時間帯別の予約状況を確認

２．学生が予約申込フォームから予約情報を登録
※予約時に定員状況を照会し、常にリアルタイムの情報が予約カレンダーに反映される
※Webだけでなく電話での予約も受け付けているため、定員状況は電話とWebで一元化する

３．学生へ予約確認メール送付

４．各校舎で予約データを確認、出力

５．無料相談実施

各校舎で予約、定員の管理を行うため、校舎別に運用できることが求められましたが、リザベーション・エンジンの複数拠点利用向けのプランである「エクスパンド版」を採用いただきました。

各校舎の運用を効率化するため、あらかじめ予約枠テンプレートを準備しておき、各校舎の担当者がそれをコピーして予約枠を作成し、利用できる仕組みをカスタマイズで実装しています。

また、公式サイトの校舎別の相談予約ページへ「ホームページへの組み込み機能」（iframeで予約カレンダー画面を既存のページに組み込む機能）を使って導入することで、校舎別の予約状況が一目でわかるようになりました。

導入の決め手となったポイントは大きく3つあります。

1.エクスパンド版を利用することで、複数拠点利用の費用増加を抑えられた 一般的なASPやクラウドサービスの場合、システムの利用者（管理者）のアカウントが増えるたびに追加課金が発生しますが、エクスパンド版では、校舎別の複数管理者アカウントを発行しても追加課金が発生しないため、費用面で大きなメリットを出すことができました。

2. 高いセキュリティレベルを実現できた 学生の個人情報を取得することになるため、河合塾様のセキュリティ基準を満たす必要がありましたが、アプリケーションの脆弱性対策、ISMS認証取得済みといった具体的なセキュリティ対策、情報管理方法を示すことによって、高い信頼性を評価いただくことができました。

3. カスタマイズ性 校舎別の権限追加や、リマインダーメール、相談実施後のフォローメール（お礼メール）の自動送信などを各校舎別に設定できる機能をカスタマイズで実装できたことなど、標準機能で実現できない要望を満たすことができたのも大きな決め手となりました。

リザベーション・エンジン導入により、無料相談予約をWebから受け付けることができるようになりました。

ASPサービスの利用で費用を抑えて導入することができ、予約管理業務の運用を効率化するためのさまざまなアイデアもカスタマイズで実現することができました。 導入後は相談数も増え、導入効果が目に見えて数字に表れました。

今後、無料相談予約を受け付ける校舎を増やしていくにあたり、エクスパンド版の価格体系では費用の増加もなく、河合塾様の専用クラウド環境なので負荷対策への高い柔軟性や拡張性もあるため、リザベーション・エンジンが無料相談予約に大きく貢献することが期待できます。