予約がいっぱいの場合の断り方・メールの例文を解説

お客様から「予約したい」と連絡を受けたとき、あらかじめ設けている枠や席がいっぱいで、やむを得ず断らなくてはならないことがあります。お断りメールを入れる場合は、可能な限り素早く対応しましょう。お客様に対して、誠実な態度で接することが大切です。

誠実さが伝われば、お客様に気持ち良く別の機会での利用を検討してもらえます。ここでは、お断りメールを送るときに押さえておきたい、6つのポイントを紹介します。

お断りメールを書くとき、まず重視すべきなのが全体の文章構成です。予約できないことのみを簡潔に伝える内容では、誠実さが伝わりません。相手によっては不快感を覚えるおそれもあります。

メールの冒頭には、予約を検討してくれたことに対する、感謝の気持ちを記載しましょう。常連のお客様へメールを送る場合は、いつも利用してくれていることに対する感謝の言葉もおすすめです。

お礼の文章を記載したら、次に予約を断る理由を加えます。満席や担当者の急病など、お店が予約を断らざるを得ない理由はさまざまです。理由次第では、同日で時間をずらしての利用や別の日を検討してもらうなど、新たな予約の獲得につなげられます。

また、予約できない理由が不明瞭な状態では、納得してもらえないこともあります。トラブルを未然に防ぐためには「なぜ予約できないのか」をきちんと理由を伝えることが大切です。理由を明記すれば、お店側の誠実さも伝わります。

お断りメールを送る場合のみならず、お客様へ連絡するときは言葉のチョイスにも注意しましょう。否定の言葉は直接的な表現を避けて、柔らかい書き方を意識するとお客様を不快にさせる心配がありません。

たとえば予約できないことを伝えるとき、「できません」「お断りします」と記載すると、攻撃的で悪意があるように感じるお客様もいます。「お受けすることができない状況です」と柔らかい書き方に直したり、「ご意向に沿えず、申し訳ありません」など間接的に伝えたりしましょう。

メールの文章を柔らかい印象に変えるコツは、クッション言葉を活用することです。クッション言葉とは、伝えたい内容の前に加えることで、後に続く主張部分がやんわりと伝わるようになるフレーズをいいます。

仮にクッション言葉を付け加えずに伝えたい部分のみを記載すると、愛想のない文章に仕上がります。丁寧な文章を心がけていても、お客様を不快にさせかねません。

「恐れ入りますが」「お手数ですが」「あいにく」「誠に心苦しいのですが」など、クッション言葉はバリエーションが豊富です。後に続く本当に伝えたい部分や、シーンに合わせて適切なクッション言葉を挟み、メールの印象を柔らかくしましょう。

予約を断るだけだと、機会損失で終わります。お客様の関心を得ている状態を生かすためには、代替案で新たな予約につなげることがポイントです。

代替案を提示するときは、お客様が最初に申し込んだ予約日時に近い枠を選びましょう。同日に空きがある場合は、予約された時間帯に近い枠から順に提示すると変更してもらいやすくなります。

また、お客様の希望も確認しつつ、無理のない代替案を提示することもポイントです。強引な印象を与えないように、「もしよろしければ」のスタンスで日程調整を提案するのがおすすめです。

機会損失を避けるテクニックとして、次回以降に使える特典をプレゼントする方法もおすすめです。予約を断ると、お客様に不便をかけることとなります。謝罪の気持ちとして特典を付けると、気持ち良く次回以降の利用を検討してもらえます。

特典は、気軽に使えるクーポンやプラスサービスが効果的です。飲食店であれば、ドリンクやデザートを追加する特典などがあげられます。

予約を断るメールは、基本構成を理解した上で本文を作成すると失敗しません。メールの基本構成は、以下の通りです。

全体の流れは、一般的なビジネスメールと同じです。挨拶、メールの要件、結びの言葉、連絡先、署名を順に記載します。

企業や団体、常連のお客様へメールを送る場合は、宛名の次に挨拶文も加えます。重要な情報が伝わりやすいように、メールの内容は簡潔に仕上げましょう。メールの件名も、予約に関する連絡であると一目で伝わる内容を意識します。

提示できる代替案がない場合は、クーポンや特典など次回につながる文言がおすすめです。結びの言葉は、個人であれば相手の健康を、企業や団体であれば今後ますますの発展を祈るひとことを記載します。

連絡先・問い合わせ先やメール署名は、ビジネスシーンで取引先相手に使用しているものと同じ内容で問題ありません。

予約がいっぱいで断る場合の、メールの書き方を例文つきで紹介します。メール本文の例文は、以下の通りです。

【予約がいっぱいで断る場合のメール例文】

代替案の後ろには、担当者名や連絡先・問い合わせ先などを記載します。

例文はあくまで参考程度に、申し訳ない気持ちや予約してもらったことへの感謝が伝わる書き方を意識しましょう。

ダブルブッキングへの正しい対処法｜事前に予防する対策方法も解説

予約がいっぱいになったとき、お客様一人ひとりにお断りメールを入れる作業には時間や手間がかかります。また、一件ずつ手動で行うと、お客様からの返信や電話のタイミングによっては希望が集中して、再び予約を断らざるを得ないリスクもあります。

予約管理に付随する業務の負担やトラブルリスクを軽減するためには、予約システムの導入がおすすめです。予約システムの基本的な機能には、以下の5つがあげられます。

お店側の業務負担を軽減しつつ、お客様も空き状況を確認して申し込めるため、スムーズに予約を獲得できます。予約システムによっては、リマインドメールの自動配信機能や予約画面のデザインを自由に変更できるサービスもあります。

予約システムの特徴や選び方は、以下の記事で詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

予約システムとは？主な機能や選び方をわかりやすく解説！

予約システムには、さまざまな製品があります。中でも「リザエン」は、200種類の業種に対応しているため使い勝手が良く、官公庁や自治体、学校法人、一般企業と広く注目を集めています。

もっともスタンダードなビジネスプランは、月額15,000円からとリーズナブルです。ASP/クラウドで利用できるSaaS型で、申し込み後は素早く導入できます。予約システムとしての基本機能はもちろん、リーズナブルでも多店舗展開や集計・分析に対応しており、決済機能やスマートロック機能などを追加できるオプションもあります。
また、手軽にデザインを変更できたり、予約枠ごとに表示するプランやオプションを設定したりと、専門知識がなくとも使いやすい設計です。

予約システム【リザエン】 | 使いやすい予約管理システム

予約がいっぱいの場合、断り方としてはお客様に丁寧かつ誠実に対応することが大切です。具体的には、お客様に感謝の気持ちを伝える、予約断りの理由を簡潔に説明する、否定的な言葉を避け柔らかい表現やクッション言葉を活用する、代替案を提案し次回に使える特典を付けるなどです。メールの基本構成を理解し、丁寧なメールを送ることも重要となります。

また、予約管理の負担を軽減するために、予約システムの導入を検討しましょう。予約システムは、自動管理やデータ分析などをサポートし、効率的な予約運営を可能にします。「リザエン」の予約システムは多くの業種に対応しており、使い勝手が良いプランを提供しています。

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