予約お礼メールを送る目的｜印象の良い例文・書き方を詳しく紹介

予約を受け付けているお店では、お客さんに対して「予約お礼メール」を送ることがあります。お客さんに感謝の気持ちを伝えることが最大の目的ですが、ほかに2つの目的があります。目的を押さえておくことが、分かりやすく要点がはっきりとしたメールを書くポイントです。

■予約お礼メールの目的とメールの種類

ここでは、予約お礼メールを書く目的を詳しく紹介するため、何を書くべきか悩んでいる人は、参考にしてください。

お店を予約したお客さんの中には、正しく予約できたのか不安に感じる人がいます。また、予約が取り消されていないかということが不安になる人もいます。これは、主にインターネット経由の予約の場合には、双方向的なコミュニケーションがないために、起こりがちです。

予約内容に不安を抱えるお客さんに対しては、その不安を解消するために、予約内容が正しくお店に伝わっていることを確認してもらう必要があります。つまり、予約お礼メールには、予約内容を確認してもらう目的があります。お客さんの不安を解消することで「親切なお店」という印象を持ってもらえる点は、お店にとってもメリットです。

なお、予約後に送るメールの最大の目的は感謝の気持ちを伝えることであるため、「予約完了通知メール」として送る場合でも、お礼の気持ちを述べることが必要となります。

予約をリマインドすることも予約お礼メールの目的です。「リマインド」とは、「思い出させる」という意味の言葉で、このリマインドの目的を持った「リマインドメール」は、相手に重要なことを思い出してもらうツールとして使われています。

予約を受け付けたお店にとって大きな悩みが、予約を忘れてしまうお客さんがいることです。また、予約成立日から来店日までの日数が空くと、日時の記憶が曖昧になり、間違えて来店するお客さんもいます。予約お礼メールを送ることで、お客さんは予約を思い出すことができます。そのため、予約お礼メールは予約していることをリマインドする目的も果たすと言えるでしょう。

リマインドする目的であれば「予約確認メール」として送ることもできますが、予約お礼メールにすることで感謝の気持ちを全面に押し出すことができ、丁寧な印象になります。丁寧な印象を演出することで、お店の好感度アップにつながります。

メールは1日にたくさん届く場合もあり、じっくり読む人が少ないため、手紙とは違った書き方のコツがあります。具体的には、「要点が明瞭で分かりやすいこと」や「体裁が整っていて見やすいこと」が大切です。ここでは、このようなコツを押さえた上で良い印象を与えられるメールの例文を紹介します。

■印象の良い予約お礼メール例文（ネイルサロンを想定）

感謝の気持ちをお客さんにしっかりと伝えるためには、メールの内容や体裁以外にもいくつかのポイントがあります。ここでは、押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

予約お礼メールは、書く内容も大切ですが、送るタイミングも大切です。予約が完了したことを報告する「予約完了通知メール」は、自動配信設定を使い、予約を受け付けてからできるだけ早めに送ることを心がけます。感謝の気持ちは、早く伝えるほうが相手にとって好印象になるためです。また、正しく予約できているのか不安というお客さんのためにも、早く送る必要があります。

一方で「予約確認メール」として送る場合には、お客さんに予約を思い出してもらうリマインドの目的が含まれるため、来店日の2日前に送るのが適切です。これは、来店日の前日にメールを送るとお客さんが気付かない可能性があり、プラス1日の余裕を持っておきたいためです。2日前であれば、予定を調整することができ、キャンセルせずに来店してくれる可能性が高まります。お店側にとっても、キャンセルされた場合に対応しやすい点がメリットです。

メールチェックは面倒に感じる人が多く、できるだけ短時間で終わらせたいというのが読み手の本音です。そのため、メールの文章は上から下までざっと流し読みしても、内容が理解できるよう簡潔に書くのが基本です。

お礼の気持ちを伝えようとしてつい長文になりがちですが、メールの場合は簡潔で分かりやすく書くことを意識しましょう。具体的には、伝えたい要点や情報を整理した上で、一文は短く、改行は2行おき程度で行います。

正しい敬語を使うことで、丁寧できちんとした印象を持たれます。

「ご予約いただきありがとうございます」という表現は、「いただく」が「もらう」の謙譲語であり、相手側を立てて自分を低める表現として適切です。また「ご予約くださいましてありがとうございます」という言い回しも、「くださる」がお客さんを立てる尊敬語にあたり、正しい敬語になります。

さらに、「賜る」という言葉は「いただく」と同じ意味の言葉であるため「ご予約を賜りましてありがとうございます」という言い方もできます。「賜る」は「いただく」よりも、かしこまっていて丁重な印象のため、お店の雰囲気やケースに応じて使い分けると良いでしょう。

感謝の気持ちを伝えるフレーズには、単に「ありがとうございます」という表現以外にも、多くの表現があります。ここでは、感謝の気持ちを伝える場合で役立つ便利なフレーズ集を、使い方と合わせて紹介します。

予約お礼メールには感謝の気持ちを伝える以外にも、お客さんの不安を解消したり、予約日時をリマインドしたりする目的があります。

一見難しく思えるメールの文章ですが、例文を参考にして、分かりやすさや丁寧さを意識すると好感度の高いメールを書くことができます。さらに、目的に応じて送るタイミングを変えることもポイントです。

予約するお客さんは、お店の商品・サービスだけではなく、ホスピタリティにも期待して来店します。そのような期待に応え、お客さんと良い関係を築くためにも、ぜひ予約お礼メールを活用してください。