予約台帳とは｜紙台帳の問題点・予約システムのメリットも

予約台帳とは、電話予約やネット予約を受けたときに記録する帳簿のことです。従来は、さまざまな媒体から入った予約を、手書きで紙の台帳に記録する方法が一般的でした。しかし、紙での管理は記入するのに手間がかかることに加えて、ダブルブッキングなどのミスも起こりやすい傾向にあります。また、予約データの活用が難しいなどのデメリットもあります。

そこで、紙の台帳よりも効率よく予約を管理するために誕生したのが予約台帳システムです。電話やインターネット経由の予約も自動的に反映できるため、予約を簡単に一括管理することができます。

予約台帳には、紙で作成する方法と予約システムを活用する方法があります。ここでは、紙の予約台帳の問題点について確認しておきましょう。

（1）手書きによる書き間違いが生じるおそれがある

（2）紛失・汚損するおそれがある

（3）文字が見にくくなるおそれがある

デジタル化が進む現代において、個人情報の取り扱いは非常に重要な問題です。

紙の台帳の場合、個人情報が記載された台帳の管理には厳重な注意が必要となります。一方、予約システムでは、セキュリティ対策として個人情報の保護に対応しているものがほとんどです。セキュリティが高い予約システムを選ぶことで、お客様の安心につながるでしょう。

また、紙の台帳では予約受付時の記入ミスや聞き間違いが生じやすいため、予約ミスによるトラブルも起こりやすくなります。しかし、予約者であるお客様自身が情報を入力する予約システムであれば、入力ミスがあった場合もトラブルに発展することはほとんどないでしょう。

紙の台帳と予約システムの最大の違いは、予約業務にかかる手間と時間です。予約システムは予約業務を完全自動化できるため、業務を効率化できます。

飲食店や美容室経営において、予約管理は欠かせない業務の1つです。予約管理の負担やミスを減らしたいのであれば、予約台帳システムの導入がおすすめです。予約台帳システムを導入することにより、売上や来店数の向上などさまざまなメリットが期待できます。

以下では、飲食店や美容室が予約台帳システムを導入することで得られるメリットを紹介します。

従来の予約台帳では、複数の予約サイトや電話、ホームページ・SNSなどから入る予約を人の手で管理しなければなりません。人の手で管理することで、ミスが生じやすくスタッフの負担も大きいことが課題でした。

予約台帳システムを導入することで、複数の予約サイトやホームページ・SNSなどから入った予約を、一括して予約台帳に反映することができます。また、台帳の紛失や記入ミスなどの心配もありません。

予約の自動受付だけでなく、キャンセルも自動的に反映でき、予約状況をリアルタイムに確認できることで業務を効率化できます。

多くの予約台帳システムは、予約サイトとの自動連携機能が備わっているため、予約台帳への転記の必要もなく、24時間いつでも予約を受け付けられます。

また予約台帳システムの中には、電話予約受付の自動化に対応したものもあり、忙しくて電話対応ができないときや、営業時間外であっても予約を受けることが可能です。

予約台帳システムを導入することで、大切な顧客を取り逃がすことがないため、予約数を増やせるでしょう。予約数が増えることで、売上アップが期待できます。

予約台帳システムの導入により、今までスタッフに大きな負担をかけていた予約管理業務が大幅に改善できます。スタッフに余裕が生まれることで、接客に集中できるようになり、接客品質の向上につながるでしょう。

また予約管理だけでなく、顧客のデータ管理もできる予約台帳システムを導入すれば、顧客の情報管理も容易になります。たとえば、常連客のアレルギーの有無や好みの料理、領収書の書き方などを保存しておけば、再度来店された際のおもてなしに役立つでしょう。

従来の予約台帳は、紙で管理しているため、顧客の名前や電話番号などの顧客情報を有効に活用することは難しいです。

一方、予約台帳システムでは、年齢や性別などの顧客情報を自動的に管理できます。収集した顧客情報をもとに新規メニューを考案するなど、データをうまく活用することで、集客力のアップに役立つでしょう。

また、顧客情報のデータベースも構築できるため、新規サービスのお知らせなども簡単にメールで配信することが可能です。したがって、来店者のリピートにつながるための情報を提供できるといったメリットもあります。

予約システム「リザエン」は、24時間365日の監視・運用体制で、予約の見える化と効率化を実現した予約台帳システムです。プライバシーマーク、ISMS認証の取得、SSLによる通信暗号化、操作ログの取得などが備わっており、高水準のセキュリティレベルとサービスで高い信頼性があります。

料金体系は、予約の成立数に合わせた従量課金制です。料金プランは、導入すればすぐに利用できる「ビジネス版」とお客様の課題や要望に合わせてカスタマイズできる「エンタープライズ版」の2種類が用意されています。ビジネス版は、本格的な高機能予約システムを低価格で利用でき、初期費用は25,000円、月額費用は15,000円〜です。

お客様ごとに個別対応可能なエンタープライズ版では、シングルサインオン、POSレジ連携、デジタルサイネージ出力など、幅広いシステムカスタマイズができます。また導入前も導入後も、専門スタッフによるサポート体制が整っているため、万が一トラブルが発生した際も安心です。

電話予約や来店予約もリアルタイムに一元管理できる「リザエン」は、視認性が高い予約台帳として多くの企業から人気を集めています。

予約台帳システムは、紙の台帳よりも効率よく予約を管理できる上に、予約トラブルを防止できる・予約数のアップが狙える・顧客情報を活用できるなどのメリットもあります。

予約管理システム「リザエン」は、200業種以上のビジネスシーンで活⽤できる予約システムを提供しています。「いつ・誰が・何の予約をしているか」が瞬時に把握できる「予約台帳機能」のご用意はもちろん、変更・キャンセル対応、顧客管理などもスムーズに行うことが可能です。

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