2023.05.12

店舗運営を効率化する方法とは?具体的な業務内容も紹介

COLUMN

店舗運営を効率化する方法とは?具体的な業務内容も紹介

店舗の運営には多岐にわたる業務があり、店舗運営を効率化するためには、運営の現状を的確に把握した上で、適切な対策を講じる必要があります。店舗の運営に関わる業務をあらためて整理し、業務の重要度や優先度の見直しを行いましょう。

当記事では、店舗運営の概要や主な業務内容から効率化するための具体的な対応策を解説します。店舗運営を効率化したい、売上や利益を増やしたいという方は、ぜひ参考にしてください。

1. 店舗運営とは?関連する主な業務内容も

店舗運営とは、飲食店や販売店などの実店舗を運営する際に必要な業務全般のことです。売上や在庫の管理、従業員のマネジメントなど、業務や解決するべき課題は多岐にわたります。

個人経営の店舗や小規模店舗では、店舗運営のすべてを店長が担う場合がほとんどです。店舗数が多い大企業では、エリアマネージャー(AM)やスーパーバイザー(SV)が各店舗や店長を総括する立場として配置されることもあります。地域ごとに店舗の売り上げや運営方針の管理、本社と店舗との橋渡しをする役割を担っています。

1-1. 開店・閉店業務

その日の営業が始まる前と終わった後に、それぞれ行う業務です。主な業務は以下の通りです。

業務内容
開店業務閉店業務
  • 店舗内外の清掃
  • 備品の確認
  • レジの立ち上げ
  • 商品のチェック
  • 朝礼(連絡の共有)
  • 店舗内外の清掃・整頓
  • 売上金の確認
  • セキュリティのチェック
  • 在庫の確認
  • 本社からの通達の確認
  • 報告書の作成・提出

開店・閉店業務は、金銭を扱うことも多く、慎重さが要求される業務でもあります。ミスや取りこぼしが起こらないよう、きちんとフローを作って取り組むことが大切です。

1-2. 接客業務

接客業務は、営業中に発生するお客様とのやりとり全般のことです。レジ打ちや店舗内の巡回も含め、お客様と接する機会のあるものは原則、接客業務に含まれます。

「淑徳大学」と「一般社団法人全国スーパーマーケット協会」の共同研究から生まれた論文には、接客サービスの重要性が述べられています。本稿では、接客サービスなどで「経験価値」を提供できる店舗は、市場における競争優位性が高まり、お客様に選んでもらえる可能性が高まるといった見解が示されています。丁寧な接客が店舗運営において重要だということを、忘れないようにしましょう。

出典:淑徳大学コミュニティ政策学部 教授 矢尾板俊平「スーパーマーケットの 新たな競争戦略の可能性」

また販売店では、商品知識や売れ筋傾向をスタッフがどれだけ把握しているかが、お客様の購買体験を左右します。スタッフの知識やスキルの向上のための研修も忘れてはなりません。

1-3. 仕入・在庫管理業務

仕入管理は商品の仕入れに関する一連の業務を指し、在庫管理は店舗に存在する在庫の状況を確認して補充を行う業務を指します。ともに関連性が高く、地域性や季節、イベントによる需要の変動を予測しながら行う業務であるという点が特徴的です。

仕入管理では、商品の発注のほか、届いた商品と発注データの照合も行います。より安く仕入れるために工夫したり、仕入の時期を検討したりして、在庫の量を気にかけなければなりません。

一方で在庫管理では、売れ残りや廃棄が出ないよう、在庫の量を調整する必要があります。適切な時期に適切な量を補充できるよう、在庫の売れ行きを予測しながら業務を行います。

1-4. 売上管理業務

店舗全体で発生する売上を管理する業務が、売上管理業務です。店舗それぞれの売上を把握し、客数や客単価などを踏まえて分析を行います。定期的な売上目標を設定したり、目標を達成するための販売策を考案したりすることも売上業務の1つです。

売上の分析を行うことで、商品の発注やスタッフのシフトを改善し、より効率的な店舗運営が可能となります。継続的に、またさまざまな視点から売上傾向を管理する必要がある重要な業務です。

1-5. 販売促進業務

販売促進業務は、店舗の売上を向上させるための業務です。大企業であれば、本社で施策を計画して各店舗に指示を出す場合もあります。店舗独自で行う販売促進業務もあり、「インストア・プロモーション」と呼ばれます。

インストア・プロモーションは、ディスプレイやPOPによる販売促進、店内放送での商品PRといった実店舗で行う販促活動が中心です。また、販売店での試食やデモンストレーションの開催なども含まれます。ECサイトや企業アプリでクーポン・セール情報を配信して会員を囲い込む「デジタル戦略」も、今後新たな販売促進施策として需要が高まるでしょう。

1-6. スタッフ管理業務

スタッフ管理業務は、従業員にまつわるさまざまな業務のことです。採用や勤怠管理、シフト調整など、働くスタッフの勤務形態を把握して管理します。スタッフが滞りなく業務に取り組めるように指示や指導をする業務も含まれます。

店舗運営を効率化するにあたって、スタッフのシフトを調整し、人手不足による負担が偏らないように配慮することも重要な業務の1つです。適切な教育や評価によって、スタッフがモチベーションの高い状態で働いている店舗では、店舗運営の効率が向上した事例もあります。スタッフ間のコミュニケーションが活発で、連絡の滞りが少なくなることから、総合的に効率化が図られるためです。また、顧客満足度も高い傾向にあり、売上の向上にもつながります。

2. 店舗運営を効率化する具体的な方法

店舗運営の業務を効率化するためには、運営の現状を的確に把握しつつ、適切な対策を講じることが重要です。問題なく運営できているように見える現場でも、一つひとつの業務を見直せば、非効率的な部分や問題が見つかります。

ここでは、店舗運営を効率化するための具体的な取り組みについて紹介しましょう。

2-1. 業務プロセスを見直す

店舗運営に関わる業務をすべて洗い出して、重要度や優先度の見直しを行う方法です。各業務にかかる時間の長さ・作業量の重さを基準に仕分けして書き出し、効率化を検討するべき部分を探します。特に、作業フローが複雑化しているものや、時間がかかるわりに売上に貢献できていない業務がないかをチェックするといいでしょう。

複数の店舗を持つ大企業での業務プロセス効率化の一例として、店舗間やスタッフ間で呼称の違う作業の表記を統一することが挙げられます。スタッフの異動が発生した時や、報告書を確認する時に共通認識を持って取り組みやすく、誤解や齟齬が起こりにくくなります。

見落としがちな小さな無駄も、積み重なれば大きな非効率を生み出しかねません。定期的な業務プロセスの見直しは、店舗運営の効率化を図る上で効果的です。

2-2. ナレッジを共有する

業務を遂行するために必要な知識やノウハウをマニュアル化することで、幅広く共有する方法です。特定の従業員しかフローを把握していない属人化した業務が多いと、スタッフの替えが効かなくなり、シフトを組む際にも制限ができてしまいます。事務作業や接客マニュアルなどの業務にまつわるナレッジを共有し、どのスタッフも同じクオリティで業務に取り組める状況にすることが理想です。

ナレッジを共有する際は、マニュアルを文章ではなく動画や画像で作成することで、誰もが理解しやすくなります。また、マニュアルをクラウドにアップロードするなど、いつでもアクセスしやすい環境に置いておくことも効果的です。確認したい時に誰でも簡単にアクセスできることで、問題を早期解決できます。

2-3. 店舗運営をサポートするシステムを導入する

店舗運営において業務効率を向上させるためには、店舗管理システムを導入することも大切です。今まで手動で行っていた業務をシステム化することで、手間や時間を大幅に削減できます。店舗の規模や業種によって、目的に応じたシステムの導入を検討しましょう。

予約管理が必要な店舗では、予約台帳の管理に膨大な手間がかかっているケースが多く見受けられます。予約システム「リザエン」は、Webサイトやメール、電話や店頭などの複数存在する窓口からの予約をデータ化して一元管理できるため、管理コストを省くことが可能です。

高いセキュリティ性を発揮しながら、月額10,000円から利用できるプランもあるため、経営規模に関わらずさまざまなビジネスモデルにおすすめできるシステムです。キャンセル締め切りや、スタッフの指名機能など、業務形態に合わせたカスタマイズも可能です。

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まとめ

店舗運営には多種多様な業務があり、効率化を図るために解決すべき改善点も多くあります。業務の効率化を進めるための方法として、「業務プロセスを見直す」「業務フローをマニュアル化する」「手動で行っていた業務をシステム化する」などが挙げられます。

リザエンでは、お客様ごとにカスタマイズできるプランがあり、店舗の運営状況に合わせてカスタマイズした予約システムを使えば、業務効率のアップに役立ちます。

また、導入前も導入後も専門スタッフによるサポートを行っており、「どのように運用すれば業務効率化につながるのか分からない」といった時も、お気軽に相談できます。店舗運営の効率化を図りたい方は、ぜひリザエンのご利用をご検討ください。

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