公開日： 2023.01.13 更新日： 2024.03.01
受付業務を効率化するには？予約システムを導入するメリットも
会社や店舗での受付業務には来客・電話対応以外にも細かな業務や作業が多く、負担に感じている従業員や企業は多いでしょう。受付業務を効率化するためには、現状を把握した上で「予約システム」を導入するなど具体的な改善策を検討することが大切です。
当記事では、受付業務を効率化する手順をはじめ、予約システムを導入するメリット・デメリットを解説します。受付業務のシステム化を図りたいという方や、予約システムの導入を検討している方はぜひご一読ください。
1.受付業務は効率化できる
受付業務とは、会社や店舗に訪れる来客に対応したり、適切な案内をしたりする業務を指します。
◆受付業務の具体的な仕事内容
・来客対応・電話対応
受付担当者の主な仕事として、来客の案内や電話対応が挙げられます。来客が重なることもあるため、臨機応変な対応が求められるでしょう。
・顧客情報やスケジュールの管理
会社や店舗の受付では、お客様を気持ちよく迎えることも重要です。顧客情報とスケジュールを適切に管理し、スムーズに案内することが求められます。
・周辺情報・企業情報の案内
会社や店舗、業種によっては、来客から周辺の情報や自社に関する情報を尋ねられる場合もあります。よくある質問をまとめておくなど、事前の準備も必要です。
このように、受付業務は細々とした業務・作業も多いため、企業や従業員にとって負担になりやすい業務でもあります。受付業務は会社や店舗に欠かせない業務であるため、業務の負担を軽減するためにも、効率化による業務改善を図ることが重要です。
1-1.受付業務を効率化する手順
受付業務の効率化をスムーズに進めるためには、基本的な流れに従って業務改善を目指すことが大切です。
◆受付業務を効率化する手順
（1）現状把握
受付業務の現場にヒアリングを実施し、現状を把握しましょう。すべての業務・作業を整理し、見える化することが重要です。
（2）問題点の把握
現状把握を進める中で問題点が見つかった場合は、問題が生じる原因や背景を追求しましょう。問題点を深堀りすることで、他の関連業務を改善する方法も探りやすくなります。
（3）改善するための施策の検討と優先順位付け・目標の設定
問題点が複数見つかった場合は、どの課題から解決・改善すべきか優先順位を付けることが重要です。また、最終的に達成したい目標（KGI）と併せて、中間目標となるKPIも設定しておきましょう。
（4）改善策の実践と検証
改善策を実践する際には、細かく振り返りを行いながら施策が効果的であるか確認することが大切です。必要に応じて実践内容の調整を行うなどPDCAサイクルを何度も回し、より効果的な業務改善を図りましょう。PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価・反省）、Action（改善）の頭文字からなる言葉で、企業の目標達成を目指す仕組みのことです。
2.受付業務に予約システムを導入するメリット4つ
受付業務を効率化するための有効な方法として、「予約システム」の導入が挙げられます。予約システムを導入することには多くのメリットがあるため、受付業務に予約システムを採用している企業は珍しくありません。
ここでは、受付業務に予約システムを導入する4つのメリットを紹介します。それぞれの内容を確認した上で、自社への導入の仕方を検討してみましょう。
2-1.業務の効率化を実現できる
受付業務を人の手で行う場合、事務作業を進めながら来客対応・電話対応をこなす必要があります。作業が中断されることが頻繁に起こるため、業務効率が低下してしまうことも珍しくありません。
予約システムを導入すると、システムが自動的に来客対応や取り次ぎを行うため、受付担当者の仕事が中断される頻度が大幅に低下します。予約システムによって時間や労力を節約できるため、他の業務に集中できるようになるでしょう。
2-2.人為的ミスを減らせる
受付業務を人の手で行う場合、取り次ぎのミスや予約の重複など、人為的なミスが発生する可能性も少なくありません。受付業務における人為的ミスは、自社の従業員だけでなくお客様の迷惑につながる恐れもあるため、可能な限り発生しないよう注意する必要があります。
予約システムは、受け付けた内容を事前に設定したフローに従って正確に処理するため、人力で処理する場合よりもミスを大幅に減らすことが可能です。人為的ミスの発生を減らすことで、業務の効率化だけでなく、企業のイメージ向上にもつながるでしょう。
2-3.セキュリティ対策につながる
受付担当者が人力で受付対応・取り次ぎを行う場合、対面したことがなく情報がない相手とも接する必要があります。従来の受付方法について、セキュリティ面での安全性に不安を抱いている企業・従業員も多いのではないでしょうか。
予約システムを導入すると、既存のお客様はもちろん、新規のお客様にも対面前に顧客情報を入力してもらえるため、安心して来客対応を行えます。「システム上で予約をしたお客様のみ対応する」とルールの設定をしておけば、アポイントがなく顧客情報のない来客に直接対応することも避けられるでしょう。
2-4.来客者情報をデータ管理できる
来社・来客の予約情報を手作業で管理する場合、予約台帳・ノートなどに記録する手間がかかったり、記入漏れなどの人為的ミスが発生することも少なくありません。また、予約情報の一元管理が難しく、社内での連携・共有が煩雑になりやすいというデメリットもあります。
予約システムを活用すれば、来客者情報のデータをデジタル化して一元管理することも可能です。情報の収集から登録を自動で行うことができ、入退室の時刻もまとめて管理できるため、手間や労力を大幅に削減できるでしょう。
3.受付業務に予約システムを導入するデメリット2つ
受付業務に予約システムを導入することには多くのメリットがありますが、デメリットもいくつか存在します。
ここでは、受付業務に予約システムを導入する場合に考えられる2つのデメリットについて解説します。受付業務をシステム化する際には、メリットとデメリットの両方を踏まえた上で、自社に合ったシステム導入の仕方を検討しましょう。
3-1.システム障害時には特別な対応が必要になる
予約システムはITツールであるため、システム障害などのトラブルが発生するリスクがあります。トラブルや不具合が発生した際には、システムの復旧対応と並行して、受付業務においても手作業で管理を行うなどの特別な対応が必要となるでしょう。
ただし、トラブルが発生する可能性を想定した上で対応方法を事前に決めておけば、お客様や現場の混乱を少なくすることができます。また、予約システムを提供する会社のサポートを受けられる場合はそのサービスを活用するなど、復旧作業をスムーズに行える体制を整えておきましょう。
3-2.導入・維持コストが必要になる
予約システムを導入する際には、初期費用やタブレット端末など必要な機器の購入費用といった導入コストがかかります。また、システムの利用料や維持費といったランニングコストも必要となることを押さえておきましょう。
ただし、予約システムを導入することによって人件費の削減や人員の節約ができたり、業務効率化による業績アップを実現できたりするというメリットもあります。中長期的に見てメリットがデメリットを上回ると判断できる場合には、早い段階での導入に向けて検討を始めましょう。
4.受付業務の効率化に効果的な「リザエン」
受付業務の効率化に向けて予約システムを導入する際には、自社の状況に適した使い方ができるシステムかどうかを検討することが大切です。まずは、多くの業種・用途で活用でき、詳細な設定・選択、細やかなカスタマイズが可能な「リザエン」を検討してみましょう。
予約システム「リザエン」は、インターネット上で予約の登録や変更、キャンセルが可能です。お客様が気軽に予約できる上に、予約確認メールやリマインドメールを予約情報に基づいて自動通知する機能もあるため、来客数増加や売上アップも期待できます。
また、「リザエン」のシステムを介して予約したお客様の情報は、自動的にデータベース化されるため、顧客管理業務の省力化につながります。ダイレクトメールの送付もできるので、リピーター育成にも効果を発揮するでしょう。
さらに、予約受付時に確認事項のチェックや事前アンケートも実施可能です。お客様の要望や来店の目的も把握できるため、来客時のサービス提供を効率的に行えるでしょう。フォトスタジオなど、メニュー項目が豊富にある業種でも、1つのシステムで一括管理が可能なことも大きな特徴の1つと言えます。
このように、予約システムの「リザエン」は、さまざまな業種における受付管理の効率化に貢献するおすすめのツールです。予約システムを導入する際には、ぜひ「リザエン」をご検討ください。
まとめ
会社や店舗での受付には来客・電話対応のほか顧客情報やスケジュールの管理といった業務があります。受付業務は予約システムの導入で効率化することができ、現場の負担や人為的ミスの軽減が期待できます。導入や維持にはコストがかかるため、メリット・デメリットを踏まえた上で検討しましょう。
予約システム「リザエン」では、200以上のさまざまな業種の予約に対応しています。複数の店舗・拠点の利用に特化した権限分け機能など、効率化に役立つ機能が充実しているので、予約システムの導入を検討する際は「リザエン」をぜひご利用ください。
