2022.08.03

シフトの組み方の流れ・コツを理解して店長の困りごとを解決しよう!

COLUMN

シフトの組み方の流れ・コツを理解して店長の困りごとを解決しよう!

アルバイトやパートなど、時給制の雇用形態が多い職場・職種では、シフト制を採用している企業も少なくありません。しかし、シフト作成業務は手間や時間がかかることも多いため、負担に感じている店舗経営者(店長)・人事担当者も多いのではないでしょうか。

この記事では、シフト作成業務で感じることが多い困りごとをふまえた上で、シフトの組み方の基本的な流れや、実際にシフトを組む際のコツを解説します。シフトの作成・管理を上手に行うためのツールも併せて確認し、業務の負担軽減と業務効率化を図りましょう。

1.シフトの組み方における店長の困りごと3選

シフトの作成業務・管理業務の負担を軽減し、業務効率化を図るためには、まずシフトに関する業務で、どのような困りごと・課題があるか把握することが大切です。店長や店舗管理者、人事担当者が抱えやすいシフトの組み方に関する困りごとには、次のようなものがあります。

■シフト作成・管理業務における主な困りごと3つ

●期日までに希望シフトが集まってこない

従業員の希望シフトが期日までに集まらないと、シフト表の作成業務に入ることができません。従業員の1人が期日までに提出しないだけでも全体に影響が出ることも、シフト作成業務を担当する人が頭を悩ませる問題と言えます。

●特定スタッフの負担が大きくなりやすい

スタッフの経験やスキル、相性などをあまり考慮せず、シフトに入る人数のことだけを考えてシフトを組んでしまうと、特定スタッフの負担が大きくなる恐れがあります。そのため、新人や経験の浅いスタッフを固めていないか、同一シフトのスタッフに経験やスキルの偏りがないか考慮することも求められます。

●欠員が出た場合の調整が難しい

従業員の希望に沿ったシフトを組んでいたとしても、体調不良などの事情により欠員が出る場合もあります。欠員の調整に時間を取られたり、シフトに入れる従業員を見つけられずスタッフの業務負担が増えたりすることも、シフト管理者の悩みの1つと言えるでしょう。

2.シフトの組み方の流れ

シフトを上手に組むためには、次のような作業を順番に行うことが大切です。順番に沿って作業を行うことで、効率的にシフトを組むことができます。

■シフトを組む際の基本的な流れ

  • (1)必要な人員数を計算する
  • (2)希望のシフトを集める
  • (3)希望シフトからシフトを調整する

ここでは、上記の各ステップについて、具体的な作業内容を解説します。基本的な流れに沿って作業を行い、シフト作成業務を効率的に進めましょう。

2-1.必要な人員数を計算する

従業員がスムーズに業務を行えるシフトを上手に組むためには、各シフトで必要な人員数を計算することが大切です。来客の多い時間帯には従業員の人数を多めに、来客の少ない時間帯には従業員の人数を少なめにするなど、来客の状況に応じて人員を調節しましょう。サービスの質を保ちつつ、人件費も無駄にしないよう調整することがポイントです。

それぞれのシフトで必要な人数が足りていることも重要ですが、各従業員の経験年数や熟練度も考慮してバランスよく配置することも大切です。特定の従業員に負担が集中しないようにするためにも、どのような経験・スキルを持つ従業員が何人必要か、具体的に考えて人員数を算出してください。

2-2.希望のシフトを集める

シフトの調整を行うためには、従業員に希望するシフトを提出してもらう必要があります。早めに希望のシフトを集められるよう、提出期日を「毎月○日」のように固定したり、期日前の早い段階で提出するよう声かけしたりするといった工夫も行いましょう。

なお、学生アルバイトの場合は長期休暇や試験、部活動など、子育て中の従業員の場合は保育園や学校の行事など、従業員によってはシフトに入りにくい時期があります。このような予定はなるべく事前に確認し、欠員が出にくいシフトを組みましょう。

2-3.希望シフトからシフトを調整する

従業員の希望シフトが出揃ったら、希望シフトから各シフトに人員を配置していきます。その日・時間帯における業務に必要な人数や、シフトに入る予定の従業員が持つ経験・スキルを考慮しながら、バランスのよい配置となるようシフトを組んでいきましょう。

シフトが偏ってしまった場合には、従業員との交渉・相談といった対応が必要になります。従業員との個別の交渉は時間がかかりやすいため、それまでの作業は早めに済ませておきましょう。

3.シフトの組み方のコツ4つ

店舗の運営を効率よく行うためには、シフトを組む際のポイントを押さえておくことが大切です。押さえておくべきポイントを守らずにシフトを組んでしまうと、店舗運営において無駄が生じたり、スタッフが不満を抱いたりする事態に発展しかねません。シフト作成の際には、基本的な流れを守るとともにポイントやコツをしっかりと押さえておきましょう。

ここでは、効率的な店舗運営とスタッフの働きやすさを両立させるために、店長や店舗管理者、人事担当者が特に意識しておきたいポイント・注意点を4つ紹介します。

3-1.事業の状況を把握してシフトを組む

シフトを組む際には、事業の状況や自社・自店舗を取り巻く外部環境を十分に把握しておくことが大切です。過去の売上データや在庫状況などから来客が多い曜日・時間帯を分析するとともに、自店舗のキャンペーン実施期間などもしっかりと把握しておきましょう。

また、来客数は外部の環境によって影響を受ける場合もあります。「近くでコンサート・ライブなどの大きなイベントがある」「近所の大学が受験シーズンに入る」など、自店舗付近の状況を考慮して客足の動向を見定めてください。

3-2.スタッフのスキル・適性を把握してシフトを組む

同じシフトで勤務するスタッフのスキルや適性などが偏っていると、業務を効率よく進められず、スタッフの負担が大きくなる恐れがあります。スタッフが業務に対してストレスを感じる上に、業務が停滞して売上低下につながる可能性があることに注意しましょう。

このような事態を防ぐためにも、シフト作成者・シフト管理者は、それぞれのスタッフのスキルや適性を正しく把握しておくことが大切です。従業員の経験や熟練度、持っているスキル、担当することが多いポジション、スタッフどうしの関係性などを理解した上で、人員配置をバランスよく行いましょう。

3-3.平等にシフトを組む

シフトを組む際には、スタッフ全員がなるべく平等になるよう配慮することも大切です。

たとえば、「あるスタッフは休日の希望がほとんど通っているが、自分の希望休は通らない」と感じてしまうと、他のスタッフと比べて不公平さを感じてしまいます。また、土日祝日など休日として人気の高い曜日における公休回数・有休回数が、スタッフによって大きくバラついていると、スタッフが不満を抱く可能性があります。

さらに、早朝シフトや深夜シフトなど、希望者が少ないシフトが特定のスタッフに集中することも不満を抱く要因となります。シフトに関するヘルプの相談をする場合も、特定のスタッフに偏らないようにすることが大切です。スタッフがシフトに不満を抱きやすいポイントを理解し、公平なシフトを組むよう心がけましょう。

3-4.ゆとりのあるシフトを組む

1つのシフトに入るスタッフの人数を減らせば、その分人件費の節約につながります。しかし、経費削減を第一に考えてスタッフの人数を減らしすぎてしまうと、「業務を効率よくこなせない」「全然休憩を取れない」といったトラブルが発生しかねません。欠員補充もままならない事態となれば、適切な店舗運営ができなくなる恐れもあります。

店長や人事担当者にとって、コスト削減を図ることは重要なことですが、店舗運営を円滑に行うことも非常に大切です。実際の業務量やスタッフの業務負担の大きさなども考慮した上で、ゆとりのあるシフトを組むことを心がけましょう。

まとめ

シフト作成・管理業務は単に人員を配置するだけでなく、事業状況や各スタッフの能力・適性をふまえた上で、平等かつ余裕のあるシフトを組むことが大切です。シフト作成の基本的な流れを押さえ、効率よくシフトを組みましょう。

シフト作成・管理業務の効率化を図るためには、管理ツールを導入することもおすすめです。予約システム「リザエン」では、予約管理機能だけでなく、希望シフトの登録や確定シフトの通知など、スタッフのシフト管理を簡単に行える機能も備えております。飲食店などの店舗運営におけるシステム化を図る際には、ぜひ「リザエン」をご利用ください。

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