2023.11.29

完全予約制とは?メリット・デメリットや採用する理由を解説

COLUMN

完全予約制とは?メリット・デメリットや採用する理由を解説

完全予約制の仕組みは日常に急速に浸透し、多くのサービス業界で注目を浴びています。
完全予約制は、飲食店、美容院、クリニックなど、さまざまな業種で見られます。完全予約制を採用することで、利用者は待ち時間を気にせず、スムーズにサービスを受けられる点が魅力です。

この記事では、完全予約制の特徴、予約優先制や順番予約制との違い、完全予約制のメリット・デメリット、そして導入におすすめの予約システムについて掘り下げていきます。

1.完全予約制とは

完全予約制とは、サービス利用時に予約が求められるシステムです。完全予約制のサービスは、通常、予約なしでお店を訪ねても利用できません。飲食店やヘアサロン、クリニックなどで完全予約制の店舗を見かけた経験がある方も多いのではないでしょうか。

完全予約制の場合、予約日時に合わせて来店すれば待ち時間が発生しないため、スムーズにサービスを利用できます。また、店側にとっても時間やコストを把握しやすいため、質を保ちながら安定的にサービスが供給できるのがメリットです。

最近では、効率的な予約管理などを目的として、多くの業種で完全予約制が導入されています。

1-1.店舗が完全予約制を採用する理由

完全予約制を採用する理由は、各サービス店舗が抱える課題ごとにさまざまです。例えば、行列ができる飲食店などは、待ち時間の解消を目的として完全予約制を導入するケースが多く見られます。

1人あたりの診察時間が読みにくいクリニックなども待ち時間が発生しやすい、代表的な業態です。加えて、感染防止も完全予約制の主な理由として挙げられます。

また、顧客に合わせた特別メニューの提供を目的として、完全予約制を採用するケースも少なくありません。レストランや美容室などでは、予約時に顧客の希望を把握して、一人ひとりに適したサービスメニューを提供する形態が浸透しています。

お客さまごとの時間枠を確保することで、サービスそのものの質や顧客満足度を高められるのが特徴です。他店との差別化を図る方法の1つとしても注目を集めています。

2.完全予約制と予約優先制・順番予約制の違い

予約優先制と順番予約制の概要は以下の通りです。

(1)予約優先制
前日までに予約済みのお客さまと、予約なしで当日直接来店するお客さまの両方に対してサービス提供を行う仕組みです。予約済みのお客さまを優先的に案内するため、飛び込み入店の場合は待ち時間が長くなる可能性があります。

(2)順番予約制(受付順番制)
来店した順に受付番号を発券し、予約を管理する仕組みです。自治体やクリニックなどで採用されており、窓口に出向かなくてもWeb上で予約が取れるケースが増えています。順番がくるまでは別の場所で時間を潰せますが、時間が読みにくいデメリットがあります。

予約優先制や順番予約制は、必ずしも予約をしていなくてもサービスが利用できます。しかし完全予約制は、予約をしていないとサービス自体が利用できない場合がほとんどです。また完全予約制はサービス開始と終了の時刻がより把握しやすい点で、予約優先制や順番予約制とは異なります。

3.完全予約制のメリット・デメリット

サービス現場で導入が進む完全予約制には、メリットとデメリットがそれぞれ存在します。完全予約システムの特徴を理解して、採用を検討するのが大切です。

メリットとデメリットに加え、対処法も解説しているため、完全予約制を採用するかどうかを判断する際の参考にしてください。

3-1.メリット

店舗が完全予約制を導入するメリットとして、主に以下の3つが挙げられます。

  • 業務を効率化できる
  • サービスの質を改善できる
  • 売上アップが期待できる

完全予約制により予約管理や受付対応の煩雑化を防げるため、業務効率化につながります。予約データに基づいて対応することで、担当者の負担を軽減しながらスムーズにサービスを提供できるのがメリットです。

スタッフは予約時間の中で1人のお客さまに丁寧に向き合えるため、サービスの質改善にもつながります。予約内容が事前に把握できるため、余裕をもって対応できるのも利点です。それぞれのお客さまに適したサービスを提供しやすいため、顧客満足度の向上を期待できるでしょう。

さらに、満足度の高いサービスを安定的に提供することは、お客さまとの信頼関係を構築する上でも欠かせません。完全予約制の導入を通じて、質の高いサービスとスタッフの対応を信頼してもらうことで、リピート率や売上の向上が期待できる点もメリットです。

3-2.デメリット

完全予約制には多くのメリットが存在する一方で、次のようなデメリットもあります。

  • 飛び込みのお客さまに対応できない
  • 1日に対応できるお客さまの数が限られる
  • 直前のキャンセルで売上が落ちるリスクがある

完全予約制の場合、予約が必須であるため飛び込みのお客さまに柔軟な対応ができません。忙しくて予約を取るのが難しい方には、利用しにくいイメージをもたれる可能性もあります。また、新規のお客さまを獲得する機会も減ってしまうため、プロモーションの仕方を工夫する必要があります。

また、完全予約制では1人のお客さまに必要な時間を十分確保して、質の高いサービスが提供できる反面、1日に接客できる顧客数が限られるのもデメリットです。予約枠ごとの時間を適切に設定したり、スタッフのスケジュールに無駄がないよう管理したりする工夫が求められます。

また、完全予約制サービスは予約があった顧客にしか対応していないため、直前にキャンセルが出ると売上も減ってしまいます。キャンセルが続くと、大きな損失につながる点にも注意しましょう。無断キャンセルなどの迷惑行為を防ぐために、キャンセルポリシーを明示した上で「キャンセル料」を設定しておくのも大切です。

4.完全予約制を採用する場合は「予約システム」の導入がおすすめ

完全予約制を採用する場合は、正確かつ効率的な予約管理を実現してくれる「予約システム」を活用するのがおすすめです。予約システムとは、予約時にお客さまが入力した情報を画面上で一元管理できるツールを指します。

予約やキャンセルの情報がリアルタイムで確認できる上に、予約完了メールの送信を自動化できる機能なども備えています。スタッフの負担を軽減しながら、業務を効率化できるのがメリットです。

スタッフが電話やメールで直接対応する必要がないため、Webから24時間予約を受け付けられるほか、ダブルブッキングなどの人的ミスも削減できます。顧客側と事業者側双方の利便性、満足度の向上が期待できるでしょう。

予約システムのメリット・デメリット!失敗しない選び方とは?

一口に予約システムと言っても、さまざまな種類があります。例えば、1か月の無料トライアルから試せる予約システム「リザエン」がおすすめです。

「リザエン」は、200以上の業種に対応したシステムで、ビジネスの規模を問わず幅広い企業や教育機関で導入されています。予約台帳機能で予約数などの状況がリアルタイムで一元管理できるほか、予約サイトの作成と編集が簡単に行えるのがメリットです。標準機能に加え、事業者や店舗の状況に合わせてシステムをカスタマイズできます。

また、予約システムでは大切な顧客情報を扱うため、高度なセキュリティが欠かせません。アプリケーションの脆弱性対策や24時間365日のサーバー監視など、情報漏洩を防ぐ高水準の対策が施されている点も「リザエン」の魅力です。

予約システム【リザエン】 | 使いやすい予約管理システム

まとめ

完全予約制とは、予約を取っておくことで待ち時間を短縮し、スムーズなサービスを提供できる仕組みです。飲食店や美容院、クリニックなど多くの業界で導入されています。

完全予約制を採用することで、業務の効率化や売上アップを期待できるというメリットがあります。ただし、1日のお客さまの数が限られたり、直前のキャンセルが発生するデメリットもあるため、制度の導入には注意しましょう。

完全予約制を導入するなら、予約システム「リザエン」がおすすめです。リザエンは、幅広い業種に対応し、予約管理を効率化するツールです。事業者や店舗の状況に合わせてカスタマイズできる他、高度なセキュリティ対策を実施しているため情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

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