キャンセル待ち機能のある予約システム4選｜活用するメリットも

予約システムの「キャンセル待ち機能」とは、予約枠が埋まっている場合にキャンセル待ちでの予約が可能になる機能です。予定の期日までにキャンセルが発生し、枠が空いた場合には、キャンセル待ちで予約しているお客様がサービスを利用できるようになります。

予約システムのキャンセル待ち機能では、キャンセルが発生して枠が空いた場合は、その枠に入ることができたという連絡を自動で行える機能が実装されていることが多いです。また、通常は有料機能もしくはオプションの追加機能として、キャンセル待ち機能が提供されています。

ここでは、追加の料金を支払ってまでキャンセル待ち機能を利用するか検討している方のために、導入し活用した際のメリットをご紹介します。

ユーザーは希望の予約枠が埋まっている場合、予約を取れるかの問い合わせを店舗にするより同業他社の予約を取ることが多く、顧客は流れてしまいます。また、満席になったことがないという店舗も、実はユーザーが予約数や残枠を確認し「満席になりそうだ」という理由で、その店舗の選択を避けている場合もあります。お客様は確実に予約できるほうを選び、お客様自身で電話やメールでの問い合わせをする面倒な手間を省きたいと考えているためです。

そこで、あらかじめキャンセル待ち機能を搭載しておくことで、予約枠が埋まっていてもキャンセル待ちができることで、ユーザーの離脱を防ぐことができるでしょう。また、キャンセルが出たとしても、キャンセル待ちのユーザーから予約枠が埋まるので予約の取りこぼしを減らし売上を確保できます。

キャンセル待ち機能を搭載している予約システムは、キャンセルの受け付けからキャンセル枠への予約完了までスムーズに行えます。キャンセルが発生した際、キャンセル待ちユーザーへメールなどで連絡する作業を自動で実施することが可能です。

キャンセルの受け付けから予約枠の移行までを自動に行うことができるので、店舗側に求められる対応の時間や手間を省けます。また、自動的な対応により連絡の行き違いによるトラブルを回避できます。

キャンセル待ち機能を利用することで、潜在的なお客様の人数やニーズを把握できます。通常、予約で一杯になった場合は、他にどのくらいの人数がそのサービスを求めていたかを把握できません。

しかし、キャンセル待ち機能により実際の予約数以外にも潜在的な需要の存在を可視化することが可能です。潜在的な需要を可視化することで、サービス枠を増やすなどの対応を実施することができるようになります。

キャンセル待ち機能は、キャンセルが出るとキャンセル待ちをしているユーザーへ自動で通知されます。そのため、キャンセル待ちを希望しているお客様は、何度もホームページや予約カレンダーで予約状況の確認をする手間が省けます。

また、お客様はスマホでの簡単な操作でキャンセル待ちの予約が可能になり、予約に対してストレスを感じることがなくなるので、リピート利用にもつながりやすいです。

非常に人気が高く、いつも予約枠が埋まっているような場合、お客様はサービスの利用を諦めて店舗から離れてしまいます。キャンセル待ち機能を利用することで、キャンセル待ちの受け付けにより、お客様がサービスを利用できるチャンスを期待できるようになります。

お客様がサービス利用への期待が持てるようになることで、店舗とお客様のつながりを維持することが可能です。お客様とのつながりを維持することで、店舗の存在を忘れられることを防げます。

キャンセル待ち機能は、すべての予約システムに搭載されているわけではありません。機能を利用したい場合は、利用できる予約システムを選択する必要があります。また、予約システムによって使い方や機能の内容が大きく異なるので、自分の店舗に合う仕様を選ぶことも重要です。

ここでは、キャンセル待ち機能を利用できる予約システムとして人気の高いものを4つご紹介します。

基本機能を備えた予約サイト「ChoiceRESERVE」は、株式会社リザーブリンクが提供するクラウド型の予約管理システムです。専任スタッフによるサポート体制が整っており安心して利用できます。予約機能以外にも予約カレンダーの埋め込みやSEO対策など豊富な機能が用意されており、導入することにより集客の対策の実施も可能です。

予約枠が満員になった場合、キャンセル待ちのリクエストを受け付ける機能をオプションで搭載できます。また、キャンセル発生時は、キャンセル待ちのユーザーへ一斉にメールで自動配信し、予約希望者へいち早く情報を届け予約手続きを促します。

出典：ChoiceRESERVE

「STAR RESERVE」は、サロンやスクールに特化したASP型の予約管理システムです。会員数により月額料金が異なります。予約回数やキャンセル回数による課金制度がないため、会員制の店舗で予約システムを利用したい場合に最適です。

満員になった予約枠をクリックするとキャンセル待ちの申請ができる機能があります。キャンセルの発生時に送信される通知メールには、一斉送信と時間差送信の機能が設けられています。時間差送信は、キャンセル待ちを申し込んだほうから順番に設定した時間の間隔で自動的に通知メールを送信できる便利な機能です。

出典：STAR RESERVE

「STORES予約」は、大手企業から公共機関までさまざまな業界で利用されている予約管理システムです。パソコン操作が苦手な方でも、テンプレートを選びガイドに従って簡単にオリジナル予約サイトを構築できます。他にも、Zoom連携やアンケート機能、メルマガ配信機能など集客に役立つ機能が豊富です。

STORES予約では、キャンセル待ち設定という機能があります。満席の場合はキャンセル待ちの受付予約ができ、空き枠が発生したら自動で通知します。

出典：STORES 予約

「リザエン」は、200以上のさまざまな業種に対応し、セキュリティを重視する官公庁や大手企業での採用実績のある予約管理システムです。予約から顧客管理、決済対応までオールインワンで対応できる点が魅力です。専門のサポートチーム・スタッフによるサポートで、安心してシステムを利用できます。

リザエンは、月間予約件数500件までは、月額15,000円から利用できます。月間予約件数500件を超えると、従量課金制となり使用量に応じて月額費用が決まるため、無駄がありません。

リザエンでは、キャンセル待ちを利用する設定にしておくことで、すでに予約で埋まっている予約枠にキャンセル待ちで予約できるようになります。予約枠に空きができると、お客様が登録したメールアドレスにキャンセルがあった旨の通知が送信される仕組みです。メール送信はリアルタイムではなく、10分ごとの一斉送信になりますが、自動での送信であるため、店舗側の負担が少ない点が魅力です。

予約システム【リザエン】はこちら

予約システムのキャンセル待ち機能は、店舗にとって売上を大きく左右する重要な機能です。予約業務をより効率化し、また潜在的なお客様のニーズを把握・分析することにより、さらなるビジネスチャンスを生み出すことができます。

数多くの予約システムから、自分の店舗にふさわしいシステムを選ぶポイントは、セキュリティ面と機能面が充実しているかです。店舗が抱えているニーズに適合した機能を備えた予約システムを選びましょう。