2023.08.23

Googleカレンダーで予約システムを作る方法|メリット・デメリットも

COLUMN

Googleカレンダーで予約システムを作る方法|メリット・デメリットも

「Google Workspace」のアカウントを持っていれば、誰でもGoogleカレンダーの予約枠機能を利用することができます。操作自体は簡単なため、単純な予約表であれば短時間で作成が可能です。しかし、長期的に事業で運用する場合は予約システムツールの利用をおすすめします。

今回は、Googleカレンダーの予約枠機能を利用して予約システムを作成する方法と、メリット・デメリットを解説します。専用の予約システムツールがおすすめの理由も解説するため、予約システムの導入を検討している企業担当者の方はぜひ参考にしてください。

1. Googleカレンダーとは?

Googleカレンダーは、Googleが提供するオンラインカレンダーおよびスケジュール管理サービスです。スマートフォン、タブレット、パソコンなど、インターネットに接続できるデバイスからアクセス可能で、Googleアカウントさえあれば誰でも使用できます。プライベートからビジネスシーンまで、幅広いユーザーからのスケジュール管理ツールとして利用されています。

Googleカレンダーの主な機能・特徴は以下の通りです。

  • ・予定の作成と管理
  • 一般的なカレンダーアプリと同様に、Googleカレンダーでは特定の日付と時間に予定を設定(編集・削除も)することが可能です。
  • ・イベントの通知
  • 予定の時間が近づくと、Googleカレンダーはデスクトップ通知やスマートフォン通知をしてくれます。重要な予定を見逃すことなく、予定に合わせて作業を計画できるでしょう。
  • ・カレンダーの共有
  • Googleカレンダーでは、他のユーザーとカレンダーを共有し、共同で予定を作成・管理することが可能です。特にビジネスシーンでよく使われる機能です。会社のメンバーの予定を検索・確認したり、会議を設定したりするのに使われます。
  • ・リマインダーとタスク
  • Googleカレンダーには、リマインダーやタスクを設定する機能があります。特定のタスクを記録し、それをスケジュールに組み込むためのツールです。
  • ・Googleサービスとの連携
  • GoogleカレンダーはGmailやGoogle Meetなど、他のGoogleのアプリケーションとシームレスな連携が可能です。
  • ・カレンダーのカスタマイズ
  • カレンダーの表示を週、月、または日単位に変更したり、カレンダーの色を変更して予定を視覚的に区別したりもできます。

Google Workspace(旧称:G Suite)を使用している会社も多いので、Googleカレンダーを使った予約システムは、多くのユーザーに馴染みやすいというメリットがあります。

2. Googleカレンダーでの予約システムの作成方法

ここでは、Googleカレンダーの予約枠機能を利用して、予約システムを作成する手順を解説します。なお、予約枠機能を利用するためには「Google Workspace」のアカウントが必要です。

STEP1 Googleカレンダーにログインし、予定作成ボックスを開く
Google Workspaceのアカウントでログインし、Googleカレンダーを開きましょう。カレンダー上で予定の入っていない時間をクリックすると、新しい予定を書き込むためのボックスが開かれます。予定作成ボックスは、カレンダーの左上にある「+作成」からも表示が可能です。
STEP2 タイトルを予定名に変更し、予約枠をクリックする
「タイトルを追加」部分に任意の予定名を書き込み、直下にある「予定」「タスク」などの中から「予約枠」をクリックします。
STEP3 日・時間帯・予約ブロックの単位を設定する
連続した時間帯であれば、まとめて予約ブロックを設定可能です。たとえば、13:00~17:00までの時間帯を設定し、「期間が設定された予約枠」が60分なら4ブロック、30分なら8ブロックの予約枠が生成されます。「その他オプション」からは、場所や予約枠の説明などが記載可能です。
STEP4 保存して、予約ページを確認する
入力情報に誤りがなければ、「保存」をクリックしてください。カレンダー上に生成された予約枠をクリックし、「このカレンダーの予約ページに移動」をクリックすると、予約システムを確認できます。

3. Googleカレンダーで作る予約システムのメリット5つ

Googleカレンダーを予約システムとして使うことには、メリット・デメリットがそれぞれあります。予約システムの運用を開始してからツールを変更すると少なからず工数がかかるため、はじめから自社に合ったツールを採用することが大切です。

まずは、Googleカレンダーを使用するメリットを5つ紹介します。

3-1. コストがかからない

Googleカレンダーを予約システムとして活用するメリットの1つは、導入するためのコストがかからないことです。

「Google Workspaceのアカウントがある」という条件は付くものの、Googleカレンダーの予約枠機能は追加料金なしで利用できます。複数人での共有・公開設定、予約システムの長期維持なども現時点では無料です。

また、予約枠の作成手順も簡単であり、予約システム作成のために多くの時間を費やしたり専門職を雇ったりする必要がなく、時間的・人的なコストもかかりません。

3-2. 共有や公開範囲などの設定が簡単にできる

Googleカレンダーの予約枠機能は、予約システムとして最低限必要な機能が揃っており、単純な操作で設定できることも強みです。「誰と情報共有するか」「誰にどこまで管理権限を持たせるか」といったことから、「組織の内外で予約システムの閲覧・変更可能レベルを一括で分ける」ことまで、簡単に設定できます。

反対に、カレンダーの共有が不要となったアカウントは、すぐに連携を解除することもできます。Webブラウザに接続できる環境さえあれば、外出先からも管理画面へアクセスすることが可能です。

3-3. 簡単に予約システムを作成・管理できる

Googleカレンダーで予約システムを作るために特別な技術的スキルはいりません。

Googleカレンダーは、直感的にも分かりやすく使いやすいツールです。パソコン操作に不安がある方でも、一度理解すれば、その後は簡単にGoogleカレンダー内で予約システムを作成・管理することが可能です。

また、パソコンだけでなくスマホやタブレットからも予約システムを管理できるので、出先でも予約状況を随時確認できます。

3-4. 簡単にお客様が予約できる

Googleカレンダーの予約システムは、お客様にとっても非常に使いやすいです。共有されたカレンダーリンクをクリック(タップ)すれば、利用可能な予約枠が一目で確認でき、予約枠をクリックすることで簡単に予約できます。

また、Googleアカウントを持っているユーザーであれば、予約を自分のカレンダーに追加し、リマインダーを設定することも可能です。

3-5. 他のサービスと連携できる

Googleカレンダーは、他のGoogleサービスだけでなく、サードパーティ製のアプリケーションとの連携も可能です。

たとえば最近では、サイボウズ株式会社のkintoneなどと連携できるようなプラグインも開発されています。ほかにも、勤怠管理や経費精算のSaaSなど、Googleカレンダーと連携できるサービスが多くあります。

4. Googleカレンダーで作る予約システムのデメリット5つ

続いて、Googleカレンダーで作る予約システムのデメリットを5つ紹介します。予約システム専用のSaaSが市場に多くある以上、Googleカレンダーではやはり補え切れない部分があるのも事実です。

予約システムはユーザーと企業をつなげる接点でもあり、ユーザーの体験価値にも大きくつながる部分ですので、慎重に検討していきましょう。

4-1. 予約の詳細情報を把握することが難しい

Googleカレンダーの予約枠は操作が容易である反面、機能が豊富とは言えません。高度な入力フォームの設置は困難なため、予約システムから取得できるデータは「Googleアカウントに登録された名前」「メールアドレス」程度となります。住所や連絡先といった情報は取得できず、予約者がアカウントに仮名を使用していた場合、相手を特定できない状態になりかねません。

4-2. Googleアカウントの取得が必須である

Googleカレンダーの予約枠を利用する際は、事業者・予約者の双方がGoogleアカウントを所持している必要があります。

事業者側は法人向けアカウントである、「Google Workspace」への登録が必須となっており、個人向けアカウントでは利用できません。Google Workspaceは月額制のため、法人用に用意されたほかの機能を利用しない場合は費用対効果が見合わない可能性があります。

また、予約者がGoogleアカウントを持っていない場合は、アカウントを取得してもらわなければなりません。

4-3. 1つの予約枠に対して1人しか対応できない

Googleカレンダーは基本的には個々の予約枠に対して1人の参加者を想定しており、同じ予約枠に2人目が予約することはできません。つまり、1つの予約枠に書き込める予約件数は1つ分だけです。仮に同じ時間に10人分の予約を受けたい場合は、予約枠も10個作らなければなりません。

たとえばクラスやセミナーのような、複数の人が同じ時間帯に予約を入れることが必要な場合には、Googleカレンダーだけでは対応が難しいでしょう。これに対応するためには、他のツールと組み合わせて使うか、複数人予約に対応した専門的な予約システムを検討する必要があります。

4-4. デザインの自由度が低い

Googleカレンダーは機能性に重きを置いて設計されているため、デザインの自由度やカスタマイズ性はそれほど高くありません。たとえば自社サイトにGoogleカレンダーを埋め込めば、Googleカレンダーがサイト全体のデザインから浮いてしまう可能性もあります。

自社のブランドイメージに合わせて予約システムをカスタマイズしたいと考えている場合には、Googleカレンダーは向かないでしょう。

4-5. 高度なカスタマイズができない

Googleカレンダーは業界・業種問わず使える汎用的なツールであり、特定の業種や特殊な使用ケースに対応するための高度なカスタマイズ機能は提供していません。

たとえば、予約ごとに異なる価格設定を行ったり、特別な予約条件を設定したりすることは直接的にはサポートされていません。これらの高度な機能を必要とする場合、業種特化型の予約管理ソフトウェアを検討することをおすすめします。

5. Googleカレンダーよりも予約システムツールのほうがおすすめできる理由

Googleカレンダーで予約システムを作成するよりも、予約システム専用のツールを使ったほうがよい理由は以下のとおりです。

〇機能が豊富である

Googleカレンダーの予約枠機能で作成できるのは、あくまでも簡易的な予約システムです。取得できる予約者の情報は限られ、決済・顧客管理といったカスタム機能を搭載することができません。

「予約時の決済機能が欲しい」「既存の会員情報と連携したい」など、より高度な予約システムを実装したい場合は、予約システムツールを導入したほうがよいでしょう。

〇サポートを受けられる

Googleカレンダーは誰でも自由に無料で利用できる反面、個別のサポートには対応していません。機能でわからない点があったり、予約システムでトラブルが起こったりしても、全て自身で調べて対応する必要があります。

予約システムツールであれば、疑問点があった場合やトラブルが発生した場合、専門のスタッフから迅速なサポートを受けられることがほとんどです。事業者それぞれの状況やプランに合わせて充実したサポートが受けられるため、予約システムの管理が行いやすくなります。

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6. おすすめの予約システムは「リザエン」

多くある予約システムの中でも、特におすすめする予約システムが「リザエン」です。リザエン」は、200以上の業種が必要とする予約システムに対応しており、1995年の創業以来1,000を超えるWebシステムの開発に関わってきました。

高い品質とセキュリティレベルを誇り、予約受付・顧客情報取得はもちろん、事前決済機能の搭載や自動確認メールの送信振り分けなど50以上の機能を取り揃えています。エンタープライズ版であれば、標準機能だけでは補い切れない要望にも、個別の案件に合わせて独自の予約システムにカスタマイズが可能です。

ビジネス版・エンタープライズ版の違い

また、リザエンは充実したサポート体制を整えています。システムの基本的な設定・操作方法や仕様の詳細は「リザエンマニュアルサイト」で確認できるほか、疑問が発生した場合はサポートスタッフが対応してくれるため安心です。また、サービスに関する最新情報は「カスタマーポータルサイト」でリアルタイムに確認できます。

機能の高度さ・豊富さや、サポート体制を重視して予約システムツールを導入したい場合は、ぜひリザエンをご検討ください。

まとめ

Googleは、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、Googleサイト、Googleフォームをはじめとして、さまざまなサービスを提供しています。Googleカレンダーもその1つであり、Google Workspaceに入っていれば、Googleカレンダーで予約システムを無料で作ることも可能です。

そのため、「簡易的なものでいいから、急いで予約システムを作りたい」という場合には、Googleカレンダーが便利でしょう。ただし、予約の詳細情報を把握することが困難であるうえ、個人用のアカウントでは予約枠機能を利用できないなど、デメリットも多くあります。

予約者の連絡先・会員番号などを把握したい場合や、決済・顧客管理機能などを搭載したい場合は、予約システムツールの導入がおすすめです。予約システムを導入する際は、多くの実績と充実したサポート体制を誇るリザエンをご検討ください。

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