公開日： 2024.04.23 更新日： 2024.05.28
優先予約制とは？メリット・デメリットや他の予約制との違いも
優先予約制とは、予約を受け付けたお客さんを優先的に案内しつつ、予約していないお客さんも受け入れる予約方式です。予約してくれたお客さんを待たせることなく案内しながらも、飛び込みで訪れたお客さんにも対応できる方法で、多くの美容院やクリニックなどで採用されています。
この記事では、優先予約制の意味や、優先予約制を導入するメリット・デメリットについて、詳しく解説します。また、優先予約制に適した予約システムについても取り上げるので、ぜひご覧ください。
1. 優先予約制とは？他の予約制との違いも
優先予約制とは、予約を受け付けたお客さんを優先的に案内・対応しながら、当日予約なしで来店したお客さんも受け入れる予約方法です。「予約優先制」とも呼ばれます。
優先予約制では予約したお客さんを時間通りにスムーズに案内しつつ、飛び込みで訪れたお客さんも合間で来店順に案内できます。予定に合わせて時間通りにサービスを利用したい人はもちろん、予約が苦手な人でも利用しやすいのが特徴です。
1-1. 完全予約制
完全予約制とは、予約のお客さんのみを受け入れる予約方法です。優先予約制では予約していないお客さんも案内可能ですが、完全予約制では予約なしのお客さんの受け入れはありません。
完全予約制では飛び込み来店などのイレギュラーな来店がないため、お客さんの待ち時間を最小限に抑えて、予約時間通りに案内することが可能です。待ち時間をなくしたい人、限られた時間でスムーズにサービスを利用したい人から人気を得られるでしょう。
1-2. 順番予約制
順番予約制とは、お客さんの来店順にサービスを提供する予約方法です。優先予約制では事前の来店予約も受け付けていますが、順番予約制では基本的には予約を受け付けていないのが違いです。
順番予約制はお客さんが店舗で順番待ちすることを想定していますが、一部では受付時に案内できる目安時間を伝えている店舗もあります。その場合は、お客さんは自分の順番になるまで外出するなどして待ち時間を有効活用でき、店舗にとっても行列や混雑を回避できるというメリットがあります。
2. 優先予約制のメリット・デメリット
エステサロンや美容室、クリニックなどで優先予約制を採用する際は、メリット・デメリットの両面についてしっかりと把握した上で導入を検討することが重要です。ここでは、優先予約制のメリット・デメリットについて詳しく解説します。
2-1. メリット
優先予約制を導入することで、予約の有無によって来店を制限せず、幅広い顧客を受け入れられるのが魅力です。
優先予約制の具体的なメリットは、以下の通りです。
（1）さまざまなお客さんに対して柔軟にサービスを提供できる
優先予約制は予約客を優先して時間通りに案内しつつ、飛び込み客も受け入れてサービスを提供できます。事前予約で確実にサービスを受けたい人はもちろん、急な予定変更があった人、店舗を見かけて興味を持った人など、幅広いお客さんのニーズに対応することが可能です。
（2）新規顧客獲得の機会を逃さない
優先予約制では予約していないお客さんも当日の状況に応じて受け入れられるため、新規顧客獲得の機会を広げられます。ネット予約・電話予約を面倒に感じる人、当日の気分でサービス利用を決めた人なども、気軽に来店することが可能です。
また、予約必須の店舗は敷居が高い印象を与えがちですが、飛び込みでも案内可能な店舗であれば、新規のお客さんであっても利用しやすいのが魅力です。
（3）効率よく売上を確保できる
優先予約制を採用すれば、予約が少ない時間帯やスタッフの手が空く時間に効率的にお客さんを受け入れられます。たとえば整骨院の場合だと、施術メニューにかかる時間を考慮しながら空き状況に合わせて飛び込み客を案内することで、売上アップにもつながるでしょう。
2-2. デメリット
予約の有無を問わず多くのお客さんを受け入れられるのは優先予約制のメリットですが、飛び込み客を受け入れるため、来店客数を事前に把握できず、時間の管理が難しくなります。
優先予約制の具体的なデメリットは、以下の通りです。
（1）飛び込み客の受け入れにより現場が混乱しやすい
優先予約制ではあくまで予約客が優先であるため、飛び込み客の受け入れによって予約客の待ち時間が増えてしまっては本末転倒です。スタッフの動きやサービス提供にかかる時間などを考慮しながら飛び込み客の受け入れ数・案内のタイミングを調整しなければ、現場が混乱してしまう可能性もあるでしょう。
（2）飛び込み客を受け入れられないこともある
混み合う時間帯や予約数が多い日に飛び込み客が来店した際は、受け入れる余裕がなければサービスの提供を断らなければならないケースもあります。特に繁忙期は優先予約制を掲げていても飛び込み客の受け入れができないこともあり、その場合は飛び込み客を制限して、別の日・時間に予約をお願いしなければなりません。
（3）休憩時間や終業時間を管理しにくくなる
優先予約制では、飛び込み客の受け入れ人数や提供するサービスの種類によって、1日のスケジュールが大きく変わります。休憩時間や終業時間の見通しを立てるのが難しく、スタッフの負担が増えてしまう恐れもあるでしょう。
3. 優先予約制を導入するデメリットへの対策
優先予約制の導入にはさまざまなメリットがある一方で、予約客と飛び込み客の受け入れを両立させることによるデメリットもあります。お客さんに満足してもらえるサービスを提供するためには、デメリットへの対策を講じることが重要です。
ここでは、優先予約制を導入するデメリットへの効果的な対策を2つ紹介します。
3-1. 予約枠を制限して余裕を持たせる
飛び込み客を受け入れながらスムーズにサービスを提供するには、時間や人員の余裕が不可欠です。予約枠を制限することで、現場の混乱を防いで飛び込み客を柔軟に受け入れられるでしょう。
優先予約制では予約客を優先的に案内するのが基本であるため、予約客でキャパシティーを埋めてしまうと、当日の飛び込み客の受け入れが難しくなります。店舗・施設の営業時間やスタッフ数などから1日に対応可能な顧客数を計算し、どの程度の予約数であれば無理なく飛び込み客に対応できるかを検討しましょう。
予約枠の制限により時間・人員に余裕を持たせればお客さんの待ち時間を減らせるのはもちろん、休憩時間の管理もしやすくなるでしょう。
3-2. 予約枠を管理できる予約システムを導入する
優先予約制において予約客と飛び込み客のどちらにもスムーズにサービスを提供するためには、予約管理の徹底が必須条件となります。簡単・正確に予約管理したい場合は、予約システムの導入がおすすめです。
予約枠を管理しやすい予約システムを導入すれば、現場の様子を見ながら予約枠の増減を調整することが可能です。また、予約状況をリアルタイムで把握できるため、飛び込み客の受け入れ可否や案内のタイミングを適切に判断できます。
予約システムの導入によってお客さんをスムーズに案内することで、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
4. 優先予約制に適した予約システム「リザエン」とは
優先予約制に適した予約システムにはさまざまな種類があります。その中でも「リザエン」は、機能性・セキュリティ性の高さから人気を集めている予約システムの1つです。
リザエンの予約管理で使える機能の例は、以下の通りです。
- 予約の管理
- 予約枠（予約カレンダー）の設定
- 顧客の管理
- セキュリティの強化
- メールの送信
- 予約サイトの準備 など
予約枠を作成する際は、業種やサービスの特徴に合わせて複数の予約方式から予約枠のタイプを選択できます。たとえば、お客さんに開始時間・終了時間を選択してもらう「時間タイプ」や、店舗で設定した時間割表から希望の時間を選択してもらう「時間割タイプ」などが選べます。
まとめ
優先予約制は、予約してくれたお客さんを優先しつつも、飛び込みのお客さんを受け入れる予約方法です。完全予約制に比べて柔軟な予約制で、多くの飲食店や美容院、クリニックで採用されています。
優先予約制は幅広いお客さんを受け入れられる点がメリットです。一方で、時間の管理が難しくなる点がデメリットと言えます。
効率的に予約枠を管理するためには、予約システムの導入がおすすめです。予約システムのリザエンは、高機能で優先予約制に適したシステムです。予約システムの導入を考えている場合は、リザエンの導入をご検討ください。
