住商ビルマネージメント株式会社の住友商事竹橋ビル テナント入居企業様用 会議室予約システム

お客様は、新規建設ビルの企画設計から参画し完成後のテナント運用管理まで、 一貫したサービスを提供する、住商ビルマネージメント様です。

今回はお客様が運用管理を担当されている「住友商事竹橋ビル」にて、全9室の会議室を同ビルに入居するテナント企業に貸し出すサービスを開始する事となり、その予約申込システムとしてリザベーション・エンジンのカスタム版を導入頂きました。

今回のサービスに予約システムを導入するにあたって最も重要な要件として、 各利用企業ごとで個別に「一ヵ月で○○時間まで利用できる」という制限かけたいという点がありました。

これを実現できる製品が世の中になかったため、ご担当者様が「カスタマイズ可能な予約システム」というテーマでリサーチし、リザベーション・エンジンを見つけて頂きました。

他の予約システムパッケージではカスタマイズができないか、あるいはできたとしても見積もりが非常に高額なものとなってしまっていたのですが、リザベーション・エンジンでは同じ内容でも比較的低コストだった上、少し運用を工夫する事を前提にカスタマイズ費用を大幅に下げるといったご提案を差し上げる事もできた為、最終的に大きなコストメリットを感じて導入を決定いただきました。

今回実現する事が出来た、予約受付のフローをご紹介します。

1.住商ビルマネージメント様が、入居企業様それぞれの代表者を会員として登録。
各企業ごとに個別の月利用可能時間も会員情報として登録します。

2.ご利用者様が、予約システム上で会議室の空き状況を確認し、予約を行う
会員アカウントは各企業内で共有可能。代表者様はあくまで連絡先という位置づけです。

3.予約申し込みフォームにて各種情報を入力。
ここで何時間会議室を使いたいかを選択するのですが、その時間に応じて残り利用時間が減算されていきます。

4.予約した企業に、予約確認メールを送付。

5.会議室フロアの有人受付に利用開始の連絡を行い、会議室を利用。

リザベーション・エンジンでなく同じコストで使える他のシステムを採用していたら、今頃とんでもない苦労をしていただろうし、業務がスムーズに回る事で受付業務に関して想定していたほどの労力がかからず他の事に手を回せる、という喜びの声を頂いています。

さらに今後は別拠点での利用や顧客企業のニーズに合わせた機能拡張も検討しなければならないため、どの様な要望が出てきても柔軟に最適なご提案が可能な点で、リザベーション・エンジンに対して大きな期待を寄せて頂いています。