貸し会議室の予約システムをもっと便利に使うには？

貸し会議室の運営と予約管理に予約システムを導入している事業者は多いと思いますが、今回は貸し会議室の運営をもっと便利にする利用方法についてまとめてみます。

貸し会議室の予約管理は時間単位、部屋単位が基本

貸し会議室は部屋を時間単位で利用者に貸し出すため、部屋単位で予約枠を作成して予約を受け付けます。

事業者によって異なりますが、部屋によって最低利用単位が15分、30分、または1時間になっており、利用者が利用開始時間を指定した後、利用時間を「○○時間」という形で指定します。

出典：https://re.iqnet.co.jp/

利用時間を指定する際に、次の予約が入っていたり、営業時間を超えて指定された場合にきちんとエラーチェックが機能することで、重複予約や想定外の予約を防ぐことができます。

貸し会議室にあると便利な機能

会議室の見取り図や写真を活用して利用イメージを伝える

利用者にとって会議室がどんな雰囲気なのか、どれくらいの収容力があるのかなど、会議室の利用イメージが湧く情報は豊富であるほど効果的です。

多方向から撮影した写真や見取り図を部屋単位で掲載し、利用者に会議室の情報をできるたけ多く提供しましょう。

インターバル（間隔）の設定で清掃や準備に対応

貸し会議室の場合、利用終了後に清掃や次の利用の準備に一定時間を予約不可にしておきたいケースがあります。

こういった場合には、インターバル（間隔）の設定ができると利用時間の終了後に自動的に15分、30分のインターバルが入り、その時間を予約不可にしておくことができます。

オプションの予約管理も

プロジェクターや音響設備、LAN回線、ホワイトボードなどの備品や設備をオプションとして貸し出す場合、その在庫や利用状況の管理も予約システム側でおこなえると、予約時に利用者自らオプション利用申し込みができるようになり、在庫切れやオプション利用の有無を電話で確認するといった手間を省くことができます。

出典：https://re.iqnet.co.jp/

事前決済機能（クレジットカード決済）をつける

会議室利用時間から料金を計算し、オプション利用料金を加えた料金で事前決済機能を提供することができます。

事前決済のメリットは、

• 利用者が現地決済する必要がなく、当日キャッシュレスで利用できる
• 無断キャンセルの抑止力となる
• 事業者にとって現地決済の業務削減が可能となる

となります。

【参考】事前決済機能を提供している貸し会議室（レンタルサロン）の事例

シェアサロンは、「私らしさ」をシェアする場所です。
そして、「私らしさ」を表現したい人たちが集まって、
みんなでタイムシェアする「私の場所」です。

出典：http://www.sharesalon.jp/about/

東京都内で会員制のレンタルサロン「Share Salon」事業を営むリズム株式会社様では、ワークショップや教室を企画する主催者に、都内各地の自社でプロデュースしたオリジナルサロンを貸し出しています。

予約時にクレジットカードで事前決済するため、利用時に待ち合わせたスタッフが利用者に鍵を渡すだけのオペレーションとなり、スムーズな運用を実現されています。

大規模施設ではデジタルサイネージが活躍します

ホールと会議室の複合施設、会議室数が多い大規模施設では、大量の利用者（来場者）会議室に誘導するのに誘導スタッフを配置したり、案内をする必要がでてきます。

こういったケースでは、受け付けた予約情報をデジタルサイネージに連携することで、デジタルサイネージによる適切な会議室への誘導が効果的となります。

まとめ

貸し会議室によって料金の計算方法や利用ルールが違いますが、最初にまとめた「貸し会議室の予約管理は時間単位、部屋単位が基本」となる場合はどのシステムを使っても予約を受け付けることに関してはそれほど難しい場面はありません。

しかし、インターバル（間隔）やオプション管理、事前決済といったところまでケアしているシステムを利用することで、貸し会議室の運営、予約管理が大幅に効率化できるケースもありますので、自社の業務で活用できるポイントがないか、あらためて検討してみる価値はありそうです。