予約お礼メールを送る目的｜印象の良い例文・書き方を詳しく紹介

予約お礼メールは、お客さんが予約した後にお店から送るお礼のメールです。インターネット予約が広まり、予約お礼メールを送るお店が増えています。しかし、お礼の気持ちを表現する言葉にはさまざまな種類があり、いざ書き始めると難しく感じる場合があります。また、メールには手紙とは違った書き方があるため、注意が必要です。

予約お礼メールは、ある程度決まった型や表現があり、例文に沿って書くことでお客さんに好印象を与えるメールになります。そこで今回は、予約お礼メールを送る目的と印象の良いメールの例文・書き方を紹介します。

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1.お客さんに感謝の気持ちを伝える「予約お礼メール」

予約を受け付けているお店では、お客さんに対して「予約お礼メール」を送ることがあります。お客さんに感謝の気持ちを伝えることが最大の目的ですが、ほかに2つの目的があります。目的を押さえておくことが、分かりやすく要点がはっきりとしたメールを書くポイントです。

■予約お礼メールの目的とメールの種類

ここでは、予約お礼メールを書く目的を詳しく紹介するため、何を書くべきか悩んでいる人は、参考にしてください。

1-1.予約した内容を確認する目的

お店を予約したお客さんの中には、正しく予約できたのか不安に感じる人がいます。また、予約が取り消されていないかということが不安になる人もいます。これは、主にインターネット経由の予約の場合には、双方向的なコミュニケーションがないために、起こりがちです。

予約内容に不安を抱えるお客さんに対しては、その不安を解消するために、予約内容が正しくお店に伝わっていることを確認してもらう必要があります。つまり、予約お礼メールには、予約内容を確認してもらう目的があります。 お客さんの不安を解消することで「親切なお店」という印象を持ってもらえる点は、お店にとってもメリットです。

なお、予約後に送るメールの最大の目的は感謝の気持ちを伝えることであるため、「予約完了通知メール」として送る場合でも、お礼の気持ちを述べることが必要となります。

1-2.予約していることをリマインドする目的

予約をリマインドすることも予約お礼メールの目的です。 「リマインド」とは、「思い出させる」という意味の言葉で、このリマインドの目的を持った「リマインドメール」は、相手に重要なことを思い出してもらうツールとして使われています。

予約を受け付けたお店にとって大きな悩みが、予約を忘れてしまうお客さんがいることです。また、予約成立日から来店日までの日数が空くと、日時の記憶が曖昧になり、間違えて来店するお客さんもいます。予約お礼メールを送ることで、お客さんは予約を思い出すことができます。そのため、予約お礼メールは予約していることをリマインドする目的も果たすと言えるでしょう。

リマインドする目的であれば「予約確認メール」として送ることもできますが、予約お礼メールにすることで感謝の気持ちを全面に押し出すことができ、丁寧な印象になります。丁寧な印象を演出することで、お店の好感度アップにつながります。

2.【予約お礼メール】印象の良い例文と作成する3つのポイント

メールは1日にたくさん届く場合もあり、じっくり読む人が少ないため、手紙とは違った書き方のコツがあります。具体的には、「要点が明瞭で分かりやすいこと」や「体裁が整っていて見やすいこと」が大切です。ここでは、このようなコツを押さえた上で良い印象を与えられるメールの例文を紹介します。

■印象の良い予約お礼メール例文（ネイルサロンを想定）

感謝の気持ちをお客さんにしっかりと伝えるためには、メールの内容や体裁以外にもいくつかのポイントがあります。ここでは、押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

2-1.目的に応じたタイミングでメールを送る

予約お礼メールは、書く内容も大切ですが、送るタイミングも大切です。 予約が完了したことを報告する「予約完了通知メール」は、自動配信設定を使い、予約を受け付けてからできるだけ早めに送ることを心がけます。感謝の気持ちは、早く伝えるほうが相手にとって好印象になるためです。また、正しく予約できているのか不安というお客さんのためにも、早く送る必要があります。

一方で「予約確認メール」として送る場合には、お客さんに予約を思い出してもらうリマインドの目的が含まれるため、来店日の2日前に送るのが適切です。これは、来店日の前日にメールを送るとお客さんが気付かない可能性があり、プラス1日の余裕を持っておきたいためです。2日前であれば、予定を調整することができ、キャンセルせずに来店してくれる可能性が高まります。お店側にとっても、キャンセルされた場合に対応しやすい点がメリットです。

2-2.簡潔で分かりやすい文章を書く

メールチェックは面倒に感じる人が多く、できるだけ短時間で終わらせたいというのが読み手の本音です。そのため、メールの文章は上から下までざっと流し読みしても、内容が理解できるよう簡潔に書くのが基本です。

お礼の気持ちを伝えようとしてつい長文になりがちですが、メールの場合は簡潔で分かりやすく書くことを意識しましょう。具体的には、伝えたい要点や情報を整理した上で、一文は短く、改行は2行おき程度で行います。

2-3.正しく敬語を使う

正しい敬語を使うことで、丁寧できちんとした印象を持たれます。

「ご予約いただきありがとうございます」という表現は、「いただく」が「もらう」の謙譲語であり、相手側を立てて自分を低める表現として適切です。また「ご予約くださいましてありがとうございます」という言い回しも、「くださる」がお客さんを立てる尊敬語にあたり、正しい敬語になります。

さらに、「賜る」という言葉は「いただく」と同じ意味の言葉であるため「ご予約を賜りましてありがとうございます」という言い方もできます。「賜る」は「いただく」よりも、かしこまっていて丁重な印象のため、お店の雰囲気やケースに応じて使い分けると良いでしょう。

3.予約お礼メールで使える便利なフレーズ

感謝の気持ちを伝えるフレーズには、単に「ありがとうございます」という表現以外にも、多くの表現があります。 ここでは、感謝の気持ちを伝える場合で役立つ便利なフレーズ集を、使い方と合わせて紹介します。

お礼フレーズ	使い方
誠にありがとうございます	ご予約いただき誠にありがとうございます
ありがたいかぎりです	いつもご利用いただき、ありがたいかぎりです
ありがたくお礼申し上げます	ご予約いただいたこと、ありがたくお礼申し上げます
厚く御礼申し上げます	この度は大切な記念日に当店をお選びいただき、厚く御礼申し上げます
重ねてお礼申し上げます	日頃からご利用いただいている上に、ご支援を賜りましたこと重ねてお礼申し上げます
お礼の言葉もありません	お忙しい中いつもご来店いただき、お礼の言葉もありません
心より感謝申し上げます	ご予約いただきましたこと心より感謝申し上げます
感謝しております	貴重なお時間をいただき感謝しております
感謝の念に堪えません	ご尽力いただき感謝の念に堪えません
只々、感謝申し上げます	日頃からご贔屓にしていただき、只々、感謝申し上げます
大変嬉しく思っております	お会いできますことを大変嬉しく思っております
嬉しく存じます	数ある店舗の中から当店をお選びくださり、嬉しく存じます
胸がいっぱいになりました	お褒めの言葉に胸がいっぱいになりました
深謝いたします	ご厚意に深謝いたします
ご愛顧いただき	昨年は格別のご愛顧をいただき、誠にありがとうございました
お手数おかけしました	ご指摘ありがとうございます。お手数おかけしました
恐縮しております	お心遣いいただき恐縮しております

まとめ

予約お礼メールには感謝の気持ちを伝える以外にも、お客さんの不安を解消したり、予約日時をリマインドしたりする目的があります。

一見難しく思えるメールの文章ですが、例文を参考にして、分かりやすさや丁寧さを意識すると好感度の高いメールを書くことができます。さらに、目的に応じて送るタイミングを変えることもポイントです。

予約するお客さんは、お店の商品・サービスだけではなく、ホスピタリティにも期待して来店します。そのような期待に応え、お客さんと良い関係を築くためにも、ぜひ予約お礼メールを活用してください。